「始末書」ってどうやって書けば良いの?

 

できる限り避けたいことですが、仕事を続けていると、
どうしても大きなミスをしてしまうことがありますよね。

 

※参考:仕事でミスをしてしまった!そんなときどうする!?

 

私も社会人になりたての頃は、
「何故こんな初歩的なミスをしてしまったんだ!! 」
というようなミスをしてしまうことがありました。

 

ほとんどの場合は始末書を作成するまでには至らないと思いますが、
念のため知っておくと、いざというときに慌てずに済むため、
今回は始末書の書き方について一緒に見て参りましょう。

 

 

|上司の指示のうえで書く

 

始末書には懲罰の意味合いもありますので、
基本的には、上司に指示された場合にのみ書くようにしましょう。

 

 

 

|「です・ます」体、手書きで作成する

 

始末書は、不始末の相手方に許しを乞うという性質のものなので、
「た・である」調ではなく「です・ます」体で書きます。

 

また、誠意を見せるという趣旨で、手書きで作成しましょう。

 

 

 

|どんなペン、便せん、封筒がいいの?

 

始末書は、B5の白地あるいは薄い罫線の入った便箋に、
黒色の消せないペンを使用して書きましょう。
封筒は、白色長形4号・二重になっているものを使用しましょう。

 

この場合、会社の備品である便箋等を使用してはいけません

始末書は、会社の内部文書とは異なるからです。

 

 

 

|要点を押さえ簡潔でわかりやすく!

 

始末書は、要点を押さえた、
簡潔でわかりやすいものにする必要があります。

 

その際に、最低限以下の内容を盛り込みます。

 

  • 不始末の内容
    不始末の内容を、簡潔に、客観的に記載します。
  • 不始末の原因事実
    不始末が何に起因したかを客観的に記載します。
    言い訳をしたり、自己弁護をしたりしないよう注意しましょう。
  • 反省の弁
    不始末につき、深く反省しているという旨を伝えます。
  • 再発防止策と再度不始末を繰り返さないよう努める旨
    不始末につき、原因事実を踏まえ、再度同じ不始末をしない旨記載します。
  • 寛大な措置を願う旨
    今回に限り寛大な措置を願う旨を記載します。

 

 

|相手の要求を満たしているかを意識する

 

始末書を要求された場合、要求した相手方は、

 

  • あなたが真に事態を把握し、反省をしているか
  • 今後二度と同じ過ちを繰り返さない強い意志を有しているか
  • 同じ過ちを繰り返さないための具体的方策を講じているか

 

ということを始末書から判断しようとします。

 

従って、始末書を作成する際には、上記の相手方の要求を
満たすものかどうかを常に意識
するようにしましょう。

 

 

 

できれば一生書かずに終わりたい始末書ですが、
書かなくてはならなくなった際には、
しっかりとマナーを守って作成するようにしましょう。

 

 

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