事務職なら知っておきたい目的に合った郵送方法(3)

tegami

 

前二回にわたって郵送方法とオプションについて
一緒に見て参りました。

 

今回は、秘匿情報が多く取り扱われる法律事務所に
なじみの深い「本人限定受取」「郵便局留・私書箱
内容証明」の三つについて説明し、
郵送方法についてのコラムはおしまいにしようと思います。

 

 

|本人限定受取

郵便物、ゆうメール、ゆうパックにつき、
名あて人または差出人が指定した人ひとりに限って
郵便物を渡してもらえるサービスです。
加算料金は、一般書留の加算料金+100円です。

 

たとえば、離婚訴訟の案件などでは、
当事者である配偶者や子供、同居の親族などに
訴訟関係の書類を見られたくないですよね。
そのような、他の人に知られたくない書類等を送る場合に、
本人限定受取としておくか、次に説明する局留めを利用すれば、
知られずに書類等を受取ることができます。

 

なお、本人限定受取は、事前の申し出の要否、
本人確認の厳しさや、本人確認情報を差出人に伝えるかどうか
などの違いによって「基本型」「特例型」「特定事項伝達型
の3つに分かれます。
送付する書類の秘匿レベルによって使い分けるようにしましょう。

 

※参考:郵便局HP「本人限定受取(平成29年2月4日現在)

 

 

 

|郵便局留・私書箱

受け取りたい郵便局の窓口で
郵便物等を受け取ることができるサービスです。

 

受渡しにかかる手数料は無料なので、
気軽に利用できて便利です。

 

利用方法は、送り状や封筒の宛先欄を
受け取りたい郵便局にするだけでOKです。
たとえば、AG紀子さん宛ての郵便物を、
新宿区役所内郵便局で受け取りたい場合は、
下記のように記載します。

 

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一度ではなく何度も郵便局で留めておきたい場合は、
郵便局に「私書箱」を設置して、
そちらに郵便物を配達してもらう方法もあります。
利用料は無料ですが、
空き状況による、毎日郵便物を受ける、
遅滞なく受け取ることができるなど、
いくつか利用するための条件があります。

 

※参考:郵便局HP「郵便局留・郵便私書箱(平成29年2月4日現在)

|内容証明

 

【内容証明ってなんだろう?】

「内容証明」とは、

  • いつ
  • いかなる内容の文書を
  • 誰から
  • 誰あてに

差し出したかということを、
差出人が作成した謄本によって
日本郵便(郵便事業株式会社)が証明してくれるサービスです。
内容証明は、あくまで
内容文書の存在」を証明するだけであって、
「記載された内容の真実性」を証明するものではない
ということに留意しておきましょう。

 

 

【いくらかかるの?】

内容証明の利用料金は、
一般書留の加算料金+430円(2枚目以降は260円増)です。

 

 

【どうやって作成すればいいの?】

内容証明郵便の作成には、
さまざまなルールが定められています。
詳しくは、郵便局HP「内容証明ご利用の条件等(平成29年2月4日現在)
に記載があるため、各自ご確認ください。
 
以下、概要のみ説明します。

 

  • 内容証明郵便は、同じものを3通作成します。

 

  • 文字数や行数には制限があります。

(縦書きの場合)1行20字以内×1枚26行以内

(横書きの場合)1行20字以内×1枚26行以内
        1行13字以内×1枚40行以内
        1行26字以内×1枚20行以内

 

  •  記号は1つ1文字とカウントされるため、
    「、」や「。」に注意しましょう。

※ただし、職印を持っていけば、文字数の多い行に
「○行目○字加入」と記載することで受け付けてもらえるため、
法律事務職員は内容証明郵便を差し出しに行く際には、
念のため職印を持参するようにしましょう。

 

  • 1文字に見えて2文字にカウントされる記号がある
    ことにも注意しましょう。

例)①②③ :; ㎡ kg など。

 

  • 内容証明郵便には資料等を添付できないため注意しましょう。

 

  • 内容証明が複数枚にわたるときは契印が必要になります。

 

  • 内容証明には、差出人の押印が必要になります。

 

 

【郵便窓口へ差出しに行く】

どの郵便局も内容証明を扱っている
というわけではありません。
内容証明郵便を差し出すことのできる郵便局は
集配郵便局及び支社が指定した郵便局に限られているため、
あらかじめ差し出したい郵便局に問い合わせておきましょう。

 

書類の準備が整えば、次は郵便窓口に下記のものを提出します。

  • 内容文書(受取人へ送付するもの)
  • 内容文書の謄本2通(差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの)
  • 差出人及び受取人の住所・氏名を記載した封筒
    ※内容文書通りに記載
  • 郵便料金(内容証明の加算料金を含む)

 

 

【電子内容証明を使う】

法律事務所では、内容証明を送る機会が多いため、
郵便局から差出す通常の内容証明だけではなく、
多くは、電子内容証明サービス(e内容証明)を利用しています。

これを利用すれば、インターネットで24時間
内容証明を受け付けてもらうことができます。
また、電子内容証明を利用する場合は、
差出人の押印が不要となるため、
弁護士を複数抱える法律事務所では特に重宝されています。

 

※参考:郵便局HP「内容証明(平成29年2月4日現在)

 

 

これで郵送方法やオプションについての説明はおわりです。

先輩や弁護士先生に郵送を頼まれたときも、これでバッチリですね^^

是非、一緒に法律事務のエキスパートを目指しましょう!

 

 

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