添付ファイル付の電子メールを送る場合の注意点

 

最近は、ワードなどで作成した文書等を添付して
電子メールを送信する機会も多くあると思います。

 

長い文章や資料等はもちろん、
地図や図面を送るにはとても便利ですよね。

 

しかし、この便利な機能も一歩間違えると
取り返しのつかないことになりかねません。

 

そこで今回は、添付ファイル付の電子メールを
送信する際の注意点を見て参りましょう。

 

 

|機密度の高い文書は添付しない!

 

文書の性質が機密度の高いものである場合は、
できるかぎり電子メールに添付するという方法は避けましょう。

 

間違えて送信してしまったり、
ウィルスに感染して情報が漏えいしてしまったり、
大きなトラブルに繋がりかねないからです。

 

特に法律事務所で取り扱う書類には、
プライバシーに関わるセンシティブな情報も
多く含まれているので気をつけましょう。

 

 

|パスワードを設定してロックをかける

 

電子メールに文書等を添付する際には、
個人情報や文書の内容が漏えいしないよう、
文書等にパスワードを設定し、ロックしておきましょう。

 

ただし、仮にロックをかけたとしても、
ウィルスに感染したり、他人の目に触れるなど、
漏えいする可能性はどうしても残るので、
ロックを過信しすぎないようにしましょう。

 

 

|PDFに変換しよう

 

文書等を添付ファイルとして送信するときは、
当該文書等をPDFに変換したうえで送信しましょう。

 

PDFにすれば、加工のリスクを減らすことができるからです。

 

 

大変便利な添付ファイルですが、
万が一にも情報が漏えいしないようにだけは、
くれぐれもお気を付けくださいね。

 

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