法律事務所の電話対応 | 裁判所などからの電話を効率よく聞き取る方法

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パラリーガルは法律事務を取り扱うだけではなく、さまざまな一般事務も行いながら弁護士をサポートします。

その中でも、電話の対応は基本中の基本。

近年はメールの他,LINE等のチャットツールも発達し、電話をかける機会が少なくなったため、電話対応はちょっと苦手・・・
という方も少なくないでしょう。

また,法律事務所では,裁判所や検察庁などから掛かってくる電話も多く,一般企業とは異なり法律業界の専門用語が飛び交います。

さらに,この業界は早口な人が多く,未経験で法律事務所に入った人は,最初なかなか電話が聞き取れずに苦労する人がとても多いです。

しかし,法律事務所での電話応対は,ほんの少しの工夫でグッと楽になります。

そこで今回は、法律事務所において,電話対応を効率よく行うためのコツをいくつかお伝えします。

法律事務所の電話対応に適したメモ帳を利用する

 

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簡単なメモのひな形を用意しておくだけでも,メモをとる際の文字数を節約できるため、聞き取りに集中できるようになります。

ワードやエクセルに入力しておいて、ある程度の枚数をあらかじめ印刷しておくと良いでしょう。

また法律事務所用としては,事件番号を書き込めるひな形を作成するのがオススメです。

(       裁判所)平成(  )年(  )第(    )号

 

※参考:パラリーガルなら知っておきたい「事件番号」のこと

氏名の聞き取りのメモではカタカナを使う

例えば「高橋」より「タカハシ」のほうが書く速度が上がります

また,例えば「栗原さん」の場合,「クリハラ」と「クリバラ」の間違い防止にもなりますし,変わった名前などの場合にも、後から「何て読むかわからない!」となるのを防ぐこともできます。

このように,カタカナで問題ない場合には,カタカナでメモするようにするとよいでしょう。

法律事務所では専門用語などに独自の記号や略字を使う

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法律用語は,漢字にすると画数が多かったりするため,上記のような記号を用いることがあります。

また,例えば,裁判官を「J」,検察官を「P」,弁護士を「B」と表記することもあります。
こうして,メモする画数を減らすと効率性があがります。

まだまだ色々ありますので,法律事務所でお仕事をするようになりましたら,弁護士の先生やパラリーガルの先輩に教えてもらいましょう。

法律事務所の電話対応は,初めは戸惑うことも多いと思いますが,特に裁判所や検察官,或いは相手方弁護士から受ける電話は,けっこう似たような内容であることも多く,数をこなせばメモを取るコツもわかってくるので必ず苦手は克服できるから大丈夫です。

電話対応も含め,日々の積み重ねがパラリーガルとしてのスキルを高めてくれるので,どんな業務にも積極的にチャレンジしていきましょう。

 


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