事件に関する記録の廃棄・処分には細心の注意を！

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事件に関する記録の廃棄・処分には細心の注意を！

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その中でも事件に関する記録には依頼者のプライベートな情報が多々含まれています。
そのような記録は、適切に保管しなければならないのはもちろんですが、廃棄・処分するに当たっても細心の注意を払う必要があります。

パラリーガルは、法律事務の一環として、それらの記録の廃棄・処分を頼まれることがあります。

その場合は、以下の点に注意するよう気をつけましょう。

廃棄_処分

廃棄する前に弁護士に確認をとろう

事件に関する記録を廃棄・処分する場合は、必ず弁護士に確認しましょう。

なぜなら、事件記録には「保管期限」が定められているものも存在するからです。

たとえば、日本弁護士連合会の『依頼者の本人特定事項の確認及び記録保存等に関する規程』では、

  • 身元確認のため提出を受けた書類の写し
  • 資産管理行為又は当該取引の概要が記載された書面

を保存することが求められています。
保管期限内であるにもかかわらず廃棄してしまっては取り返しのつかないことにもなりかねません。

従って、たとえ口答ですべて任されたとしても、実際に処分をする際には、しっかりと弁護士に確認するようにしましょう。

廃棄・処分の方法にも気をつけよう

紙の媒体の場合、特に枚数が少ないときなんかは手で細かくちぎって終わりという方もときどき見受けられます。

しかし、紙を手で千切るだけでは、ジグソーパズルのピースのように、あとから復元できてしまうおそれがあります。

機密情報や重要な情報であればあるほど漏洩の危険性が高くなるため、手でちぎる方法は避けた方が良いでしょう。

たとえ少ない枚数であっても、なるべく第三者に復元されるおそれが少なくなるよう、しっかりとシュレッダーで裁断するようにしましょう。

なお、機密文書を一括して融解処理してくれる専門業者も存在します。

例：クロネコヤマト機密文書リサイクルサービス

事務所によってはそれらの業者を利用している場合もあるので、文書の廃棄・処分の方法についても、事前に先輩や弁護士に確認するようにしましょう。

 

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