未経験から一般事務職への転職を成功させる方法!採用されるコツや注意点も解説

事務職_未経験

事務職への転職を考えているけれど未経験だから難しいのだろうか」と、お悩みの方も多いのではないでしょうか?

事務職は今も昔も人気が高く、経験者であっても転職が容易ではありませんが、未経験ながら複数の会社から内定を勝ち取る人がいるのも事実です。未経験で事務職へ転職するには押さえておくべきポイントがあります。

この記事では未経験で事務職への転職を希望する方に向けて、未経験でも応募しやすい事務職の種類や採用されやすい人の特徴、転職を成功させるコツを紹介します。人気の事務職への転職をぜひ叶えましょう。

事務職が未経験でも転職は可能?

未経験で事務職に転職したいと思っても「未経験者だと難しい?」「採用される可能性はどれくらい?」といった不安を感じるでしょう。未経験でも転職が可能なのか、可能とすればどんな種類の事務職に狙いを絞るべきかについて解説します。

事務職は未経験でも転職できる可能性がある職種

結論からいえば、事務職は未経験であっても転職を成功させられる可能性があります。実際に事務職の求人を確認すると「未経験者歓迎」「未経験者でも応募可能」をうたう求人はいくつもあり、未経験者にまで間口を広げている企業が存在することは明らかです。

倍率が高いので経験者が有利なのは間違いない

ただし未経験者が採用されやすいかといえば全く別の話で、実際に応募してみるとどうしても経験者が有利であることが分かるはずです。

経験者が優遇されるのは事務職に限った話ではないですが、事務職は非常に人気が高い職種なので特にその傾向は強いといえます。

採用担当者が経験者と未経験者を天秤にかけたとき、教育の手間がかかる未経験者よりも即戦力となる経験者を採用したいと考えるのは自然なことです。

参考までに、2020年12月期における「事務的職業」の有効求人倍率を見ると、0.31と1倍を大きく下回っており、職業全体の1.04とも差があります

0.31倍は事務職で働きたい人が10人いた場合に約3人分の仕事しかないということです。

求人自体が多くないことに加えて応募者が殺到するため、経験者・未経験者問わず事務職の転職は厳しいと捉えておく必要があります。

参考:厚生労働省|一般職業紹介状況(令和2年12月分)

未経験でも応募しやすい事務職の種類3つ

事務職の中でも未経験者が応募しやすい職種とそうでない職種があります。未経験者の場合は応募先で求めている事務の種類を見極め、採用される可能性がある職種に応募することが大切です。

事務職の主な種類と業務内容に触れながら、未経験でも応募しやすい理由を確認しましょう。

一般事務

一般事務は書類作成やデータ入力、電話・来客応対などの幅広い業務を行う事務職です。多様な業務を任されますが専門的な知識が不要なので、未経験者でも取り組みやすい業務です。未経験者を歓迎する求人も多いので、まずは検討するべき職種だといえます。

営業事務

営業事務は営業職のサポートに特化した事務職です。営業活動に関する資料作成や顧客管理、営業職が外出時の顧客とのやり取りなどを行います。

場合によってはテレアポなど社内でできる営業的な業務を任されるケースもあり、事務職の中では積極性が求められる職種です。営業事務は一般事務と同様に専門的な知識は求められないケースが多く、求人も比較的多いため、未経験でも挑戦しやすいでしょう。

総務

社内イベントの企画・運営や慶弔金の申請・処理、備品・設備の管理など、社員が快適に安心して働くための環境づくりを担うのが総務事務です。社内の幅広い業務を任されるという意味では一般事務に近い職種ですが、総務部があるのは比較的規模が大きい会社が中心となります。

入社後には社内のことを幅広く知る必要があるものの、入社前に特別な知識を求められるわけではないため未経験者でもチャンスがあります。

未経験でも事務職に転職しやすい人の特徴6つ

競争倍率が高い事務職ですが、未経験者であっても内定を勝ち取る人がいることは事実です。具体的にどんなタイプの人なのか、転職を成功させやすい人の特徴を確認しましょう。

20代・第二新卒のポテンシャル採用

20代はポテンシャルと人柄・意欲などを中心に見られるため、未経験でも大いにチャンスがあります。特にチャンスが大きいのは26歳くらいまでの第二新卒枠を利用できる方です。

成長性に期待できるのに加え、社会人経験を3年ほど積んでいるため一通りのビジネスマナーも身に付けており、複数社からの内定を得るケースは少なくありません。

27歳以降は即戦力を求める傾向が強まるため徐々に厳しくなりますが、30代・40代での転職と比べればチャンスは大きいでしょう。

ビジネスマナーが備わっている方

事務職は社内外の多くの人と関わる職種なのでビジネスマナーがあるかどうかも大きなポイントです。選考の過程で言葉遣いや身だしなみ、電話・メール対応などが見られますが、ビジネスマナーのレベルが高ければ好印象を与えられます。

向上心があり勉強熱心

未経験の場合は入社してから覚えることが多数あるため、継続的に勉強を続ける意欲のある方が求められます

事務は未経験でも関連する資格の取得に向けて勉強を続けている、自宅でエクセルを使って日用品の管理をしているなど、現在進行形で努力している方は向上心があると思ってもらいやすいでしょう。

人をサポートする仕事にやりがいを感じる

採用担当者は未経験者に対し、事務職への適性があるかどうかも見ています。事務職はほかの社員をサポートする仕事なので、人のサポートにやりがいを感じられる方に適性があります。

これまで人をサポートしてやりがいを感じられた経験についてエピソードを交えて話せる方は説得力があり、内定を勝ち取る可能性が高まるでしょう。

エクセル・ワードなどのオフィスソフトを使いこなせる

事務職が未経験でもパソコンスキルが高ければ採用の可能性はぐっと上がります。特にエクセル・ワードなどのマイクロソフトオフィス製品を使いこなせるなら好印象です。

コミュニケーション能力が高い

事務職の仕事は他部署の人との調整や来客対応など、さまざまな場面でコミュニケーションが必要となります。特に他人の気持ちをくみ取ったうえでやり取りができる人、感じのよいコミュニケーションができる人が好まれます。

接客や営業経験などがあれば大いにアピールできるでしょう。

経験がないと採用ハードルが高い事務職の種類

事務職の中でも専門的な知識や経験が問われる職種は、未経験者では応募条件を満たさないケースが多々あります。条件付きであれば転職できる可能性はゼロではありませんが、長い目で見てじっくりと転職活動を進める必要があるでしょう。

経理事務

売掛金・買掛金の管理や月次・年次決算など、企業活動のお金に関する事務を行うのが経理事務です。実際の求人を見ると、経験年数が少なくとも3年、場合によっては5~10年を応募条件に掲げているケースが多くあります。未経験だと応募すらできない求人が多いでしょう。

ただし「経験と同等の知識があれば応募可(例:簿記2級以上)」といった条件を付けている求人もあります。未経験の場合は転職活動と資格の勉強を同時進行で行い、条件付きの求人に応募するのがひとつの方法です。

人事・労務事務

採用活動や人材育成を行う人事事務と、給与計算や社会保険手続きなどを行う労務事務も経験を問われやすい職種です。人事の場合は経験年数が、労務の場合は法律や手続きの実務的な知識が求められます。

ただし育てることを前提に若手の未経験者を募集しているケースもあるため、20代であればチャンスがあります。

また人事・労務・総務がひとまとめの部署になっているケースもあるため、最初は総務事務として転職し、実績を積むことで人事や労務への担当替えを目指す方法も考えられます。

貿易事務

貿易書類の作成や出荷・通関の手配などを行う貿易事務は、事務職の中でも専門性が高く、語学力が求められるという点でも未経験者にはハードルが高い職種です。

商社や物流会社など募集をかける企業がやや限定的であるため、求人の数も多くありません。

ただし、留学経験がある、語学力が高いといった前提のもと、貿易に関する勉強を進めておけば採用される可能性があります。語学力を活かしたい方には魅力的な職場なので、転職活動では長期戦を視野にじっくりと求人を探してみるとよいでしょう。

未経験なら資格は必須?事務職の転職で有利になる資格とは

未経験者は「転職に資格は必要なのか?」という点も気になるでしょう。事務職に関連する資格は多数あるので、資格を取得すべきかどうか迷っている方も多いはずです。資格の必要性やおすすめの資格について解説します。

資格は不要だがあるとスキルの証明になる

事務職への転職に特別な資格は不要ですが、未経験の場合はスキルを客観的に証明できると採用される可能性が上がります。その最たるものが資格です。

また転職後の実務でも資格取得の過程で勉強した内容は活かせます。資格は必須ではないですが、取得しておいて損はありません。

MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)

MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)は、エクセルやワードなどのマイクロソフト オフィス製品を利用できるスキルを証明する資格です。知名度が高くパソコンスキルの分かりやすい証明になるため事務未経験者におすすめです。

ソフトの種類とバージョンごとに一般レベルと上級レベル(エキスパート)があります。エキスパートでも合格率は60%ほどあり、試験回数も多いため、勉強するならエキスパートを目指すのがよいでしょう。

参考:MOS公式サイト-マイクロソフト オフィス スペシャリスト

日商簿記

日商簿記検定は、特に経理事務を希望するのであれば受験しておくべき検定試験です。経理事務では未経験の場合の応募条件として「簿記2級または3級以上」を掲げている求人が多いため、そもそも応募できるかどうかにも関係してきます。

簿記は1級~3級があり、2級と3級は独学でも十分取得できるレベルです。併願や2級からの受験も可能ですが、簿記の知識が皆無という方は簿記の独特な考え方に慣れるまでに少し時間がかかるかもしれません。

しっかり知識を身につけるという意味では3級から2級への段階的な取得をおすすめします。

なお1級は難易度が高く独学での合格が難しいこと、事務職の転職で1級を求められるケースが少ないことを考えると、実務経験を積んだ後に取得すべきか検討すればよいでしょう。

参考:商工会議所の検定試験

ITパスポート

ITパスポートはITに関する基礎知識を証明できる国家試験です。どの業界でも業務のシステム化が進みITに強い人材は求められているため、転職時には目を引きやすい資格といえるでしょう。

国家資格なので企業からの信頼も厚く、近年は認知度も高まっています。合格率は50%前後と国家資格の中では難易度が低く取得しやすい資格です。

参考:【ITパスポート試験】情報処理推進機構

秘書検定

社会人なら必ず備えておくべき職場での常識を学べるのが秘書検定です。秘書以外を希望する場合であってもビジネスマナーの証明となるため、特に社会人経験が浅い方は受けておくとよいでしょう。敬語の使い方やメール、電話対応などビジネスにおける実践的な内容を学ぶため、転職活動の場面でも活かすことができます。

1級から3級がありますが、社会人が受験すべきは2級以上です。準1級は面接試験があるので、転職活動の面接で緊張しやすいという方は面接対策にもなります。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定は、ビジネスで使われる基本的な文書作成能力を問う検定試験です。ビジネス特有の言い回しやマナーを理解したうえで文書を作成するスキルがあることを証明できます。

事務職は礼状や案内文など社外向けの書類を作成する機会も多いので、未経験なら合格しておくとよいでしょう。1級から3級がありますが、転職でアピールするなら2級以上の取得をおすすめします。

 

未経験でも事務職への転職を成功させる5つのポイント

最後に、未経験でも事務職の内定を勝ち取るために意識するべきポイントを解説します。

応募可能な求人を見かけたら積極的に応募する

未経験でも応募可能な求人があれば積極的に応募しましょう。事務職が人気職種であること、求人自体が多くないことを踏まえると、見かけた求人には数多く応募することが採用確率を高める有効な方法のひとつです。多くの求人に応募することで書類の内容が磨かれ、面接対策にもなります。

希望条件にこだわりすぎない

給与や残業時間、休日などの条件にこだわりすぎると選択の幅が狭まります。特に給与ですが、事務職は月給20万円前後が目安と決して高くないため、ある程度の妥協も必要です。専門性のある事務職であれば給与の額も変わりますが、未経験の場合はなかなか難しいため、まずは事務経験を積むことに重点を置きましょう。

条件がある場合でも優先順位を付け、どうしても譲れない条件を満たしていれば応募する気持ちでいることが大切です。

これまでの経験で事務職に活かせるスキルをアピールする

事務職が未経験であっても、これまでのスキルや経験を活かせるポイントがあるはずです。応募の際には、応募先の業務内容を確認したうえで、それに当てはまるスキルや経験を積極的にアピールしましょう。

【例】

  • パソコンを使う業務の経験……パソコンスキル
  • 他部署や社外との調整をした経験……コミュニケーションスキル
  • シフト管理や後輩育成の経験……マネジメントスキルや人事に関するスキル など

 

正社員以外の雇用形態にも視野を広げる

大手企業を中心に派遣や契約社員などの事務職を雇うケースが多いため、正社員に限定すると応募できる求人が少なくなってしまいます。未経験の場合は派遣や契約社員など正社員以外の雇用形態にも視野を広げることで選択の幅が広がるでしょう。

いずれは正社員を目指す場合でも、まずは派遣や契約社員で事務経験を積んでおくことで次は経験者としての再転職が可能となります。また正社員となると大手企業への転職は難しいですが、派遣や契約社員であれば大手で働ける可能性があり、有益な経験となるでしょう。

転職エージェントを利用する

未経験というハンデがありながら、人気の事務職、かつ正社員としての転職を希望する場合は転職エージェントの利用をおすすめします。

転職エージェントを利用すると、非公開求人と呼ばれる一般には公開されていない求人に応募できるため、ライバルが多すぎて採用されにくいという事態を回避できます。

またエージェントが求職者にフィットした求人を探してくれるため、これまでの経験を活かしやすい事務職の求人に出会える可能性も高まるでしょう。応募書類の添削や面接の日程調整、年収交渉など転職活動全体をサポートしてくれるため積極的に活用すべきサービスです。

まとめ

事務職は正社員求人が少なく、人気も高いため、未経験での転職は決して簡単ではありません。しかし中には未経験で転職を成功させている人がいます。ポイントは事務職の中でも未経験者が採用されやすい職種を選ぶこと、事務業務で使えるスキルや経験をうまくアピールすることにあります。

転職エージェントも大いに活用し、事務職への転職を成功させましょう。

 


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