主な事務職の種類20選と仕事内容を解説|市場価値の高い事務職と転職に必要なスキルとは

事務職への転職を希望する場合は事務職の種類について知っておく必要があります。事務職といってもさまざまな種類があり、その業務内容も大きく異なるからです。仮に事務職の経験があっても、異なる事務職への転職であれば経験を活かしきれない場合があるでしょう。

この記事では事務職の種類と特徴、事務職への転職で求められるスキル・経験について解説します。事務職という職種に対しては誤解も多いので、転職時の注意点もお伝えします。

事務職の転職市場と今後の事務職の扱いとは?

まず、コロナ禍における事務職の求人倍率やこれから求められる人物像について解説します。

コロナ禍における事務職の求人倍率

新型コロナウイルス感染症の影響で飲食業界や観光業界などが大打撃を受け、採用活動でリモート面接を導入する企業も増えてきました。

事務職・アシスタント職の求人倍率は0.2あたりの低い水準で横ばいしています。

参考:doda|転職求人倍率レポート(データ)より加工

そもそも事務職・アシスタント職は、新型コロナウイルス感染症が猛威を振るう前から人気の職業で新しい求人を出せばすぐに応募者が集まる状況でした。

しかし、2019年とコロナ禍の2020年の事務・アシスタント職の求人倍率を比較すると、「▲0.14」と低くなっている月もあり、飲食業界や観光業界ほどではありませんが、少なからず新型コロナウイルス感染症の影響を受けていることがわかります。

人的コストを下げて優秀な事務員を採用する傾向に

コロナ禍でリモート面接を実施する企業も増えてきました。対面面接と比べてリモート面接にやりにくさを感じる方も少なくないでしょう。

とはいえ、リモート面接を導入したことは事務職応募者にとってそれほど大きな影響とはなっていないようです。それよりも事務職応募者が気にすべきことは、事務作業のIT化や自動化でしょう。

今までなら人間が手作業で行っていたことを、システムが自動で行ってくれるようになってきました。最終的なチェックは人間が行うことも多いですが、事務職の作業量は減り、その分求人数も減っているのが現状です。

そのような中、企業はコロナ禍を意識しつつ優秀な事務職を厳選して採用する傾向が強まっています。具体的な事務職の採用基準は以下のとおりです。

  • 迅速かつ正確な作業ができるか
  • 変化にも柔軟に対応できるか

迅速さと正確さは、以前から事務職に求められていたスキルです。しかし、その傾向が年々強まり、主体性を持って他部署と連携を図りつつ業務効率を上げられるかが試されるようになりました。

受け身の姿勢では事務職になれない時代になりつつある

面接でも「今までに行った業務改善はありますか?」「業務を効率化させるために工夫できることは何だと思いますか?」といった質問がされることもあるでしょう。受け身の姿勢では事務職になれない時代になっています。

また、混乱を招いているコロナ禍や加速するIT化にも柔軟に対応できる事務職が求められているといえるでしょう。イレギュラーなことが起こっても冷静に状況を判断し、最適な対応ができる事務員が必要なのです。

事務職の主な種類と仕事内容|一般事務や専門事務職などを紹介

事務職とは、事務の側面から企業活動を支える職種の総称をいいます。

企業には営業・販売などの顧客対応をする職種や、製造・開発といった商品を生み出す職種などさまざまな職種があります。事務職はこれらの部署の社員を後方から支援する職種であり、バックオフィスとも呼ばれています。

業務内容は事務職の種類によって異なりますが、書類作成や処理、データ入力などのデスクワークのほかに受付や来客対応など幅広い業務を任されるケースが多いでしょう。

ほかの社員のサポートをする裏方的な職種ですが、ときには企業の顔として活躍する場面もあります。

そのため、事務職とひとくちに言っても、実は多くの種類があります。主な事務職の種類と業務内容、求人状況などを見ていきましょう。

一般事務

一般事務とは社内外で必要な書類作成やデータ入力、備品の管理、郵便物の仕分けなどの幅広い業務をする事務職のことです。事務職の中でもっとも基本的な職種であり、事務職と聞いて多くの方がイメージするのが一般事務かもしれません。

一般事務は特別な知識や経験が不要なので、未経験者にまで門戸を開いているケースが多いです。ただし必要人員が少ないため求人自体も多くありません。またデータ入力や書類作成などの単純業務はシステム化によって業務量が減っているため、これまでイメージされてきた一般事務の求人は今後も減ってくると予想されます。

営業事務

営業事務とは、営業職のサポートを担う事務職のことです。営業アシスタントや営業サポートなどとも呼ばれます。営業職が社外で顧客対応などのメイン業務に注力できるように、社内での事務作業を通じてサポートするのが仕事です。

具体的には、見積書や発注書などの書類作成、社内会議用の資料作成、データの収集といった業務が挙げられます。場合によってはテレアポやクライアントとのやり取りなど、社内で行う営業的な業務が発生することもあるため、事務職の中では積極性が求められる職種といえます。

営業事務は比較的求人が多く、事務未経験であっても採用されやすい職種です。ただし営業職が何を求めているのかを知るために、またクライアントとのやり取りがあるため、コミュニケーション能力が不可欠です。

そのため接客や営業など対顧業務の経験があると転職が成功しやすいでしょう。

秘書

会社役員のスケジュール管理や来客対応、会議資料の作成などを行う事務職です。一般企業で働く秘書のほかに医療機関で院長や医師のサポートをする医療秘書、法律事務所で弁護士をサポートする法律秘書などがあります。

経理

企業活動によって生じた現在のお金の流れを数値化して管理するのが仕事です。具体的には、経費精算や現金出納管理、売掛金・買掛金の管理などを行います。

財務

銀行などからの資金調達をする仕事です。経理が作成した資料をもとに資金計画を立てて銀行と交渉する、予算管理を行うといった業務があります。

会計

経営陣に対して経営状況を説明したり(管理会計)、財務諸表をまとめて社外に向けて事業活動を報告したり(財務会計)する仕事です。経理・財務・会計が別々の部署で存在する企業もありますが、中小企業などでは経理部署で一連の業務を担当するケースも多いでしょう。

いずれも専門知識が問われるため未経験では難しい職種です。求人はそれなりに多いですが、応募条件で経験を問われるため、そもそも応募できないケースも少なくありません。まったくの未経験なら簿記2級以上は取得しておくのが望ましいでしょう。

人事

人事職は企業の目的を達成するために、どのように「ヒト」を活用するのかを考え、実行する事務職です。学生採用のための学校訪問やSNSでの情報発信といった採用活動、社員研修に代表される人材育成、人材配置の計画や評価制度の整備などを行います。

労務

社員が安心して働くための環境を整備する事務職です。就業規則の整備や労働トラブル対応、社員の勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなどを行います。

総務

総務はほかの部署では扱わないが会社にとって必要な業務をすべて担う事務職です。福利厚生や慶弔費の申請、備品や設備の管理といった業務のほかに、依頼を受けてイレギュラーな業務が発生する場合もあります。

人事・労務・総務は独立した部署が存在する企業もありますが、総務部や人事部などのひとつの部署で担当分けがされているケースも多いです。規模の小さい企業であれば事務職として採用され、人事・労務・総務をすべて担当することもあります。

いずれも安定して求人がありますが、特に労務は労働基準関係や社会保険関係の法律の知識・実務経験が求められるケースが多いため、未経験者にはややハードルが高い事務職です。人事は成長企業を中心に、未経験に対しても門戸を開いている場合があります。

ただしコミュニケーション能力や調整力が必須なので、営業やコンサルなどの職種の経験があると有利でしょう。総務は未経験でも応募しやすくなっています。

法務

法務とは、企業活動に関連する法律事務を行う事務職のことです。企業活動をするときには、契約・取引の場面や他企業との特許競争、社内におけるコンプライアンスの整備などさまざまな場面で法律の適用が問題となります。

法律の知識をもとに企業活動を後押しし、ときにはリスク対策をするのが法務事務の仕事です。具体的には契約書の確認や社内規定の作成、クレーム対応、M&Aにおけるデューデリジェンス(価値やリスクの評価)などの業務があります。

法務は民法や特許法、著作権法といった法律の知識が必要なので、事務職の中では専門職に近い位置づけとなります。必須資格はないものの、法科大学院出身者や予備試験合格者、弁理士などの資格取得者は有利です。資格がなくても法務経験が3年以上あればチャンスがあります。

学校・大学事務

学校事務とは小中学校や高校、大学、専門学校などの教育機関で働く事務職のことです。公立の小中学校などの事務職は公務員なので、各都道府県が実施する地方公務員試験に合格しなければなりません。

そのため公務員以外で転職する学校事務とは、主に私立大学や専門学校などで働く事務職を指します

学校事務が行う業務はデータ入力などの事務職全般に共通するものに加え、入学・卒業の手続きや就職活動支援、学費の管理や奨学金の申請など学校ならではの業務があります。

規模の大きい学校であれば教務課や学生課、人事課や経理課のように部署が細分化されているためそれに伴って業務内容は全く異なるものとなります

医療事務

医療事務とは医療機関の受付・会計や診療報酬請求を行う事務職です。医療機関で働く事務職にも、「医師や看護師などスタッフ全員の人事・労務・総務などを担当する事務職」と「患者にまつわる事務業務を担当する事務職」がいますが、医療事務は後者を指します。

医療事務は患者の保険証を確認する、受診科へ案内する、診療報酬の計算・請求をするなどの業務を行います。入院病棟のある病院では外来患者を担当する外来事務と入院患者を担当する入院事務に分かれている場合が多いでしょう。

病棟事務(クラーク)

病棟事務(クラーク)は、医師や看護師をサポートする仕事です。大学病院といった大きな病院では病棟事務(クラーク)が配置されています。仕事内容は、入院手続きや病室予約、名簿作成、カルテ管理などです。

介護事務

介護施設で受付や介護給付費請求書の作成などを行う事務職です。具体的な仕事内容は、利用者とその家族の対応やケアマネージャーのサポート、介護報酬請求業務などです。介護保険やサービス利用料などの専門知識を身に付ける必要があります。

貿易・国際事務

貿易・国際事務とは、物を輸出入する際に生じる事務業務を担う事務職のことです。輸出通関書類の作成・申請、輸送手段の手配、保管倉庫の手配などの業務を行います。

貿易・国際事務はパソコンスキルやビジネスマナーなどの事務職に求められる一般的なスキルのほかに、語学力や貿易に関する知識が必要です。そのためほかの事務職と比べると専門性が高い事務職といえるでしょう。

貿易・国際事務の求人は商社やメーカー、物流会社など業界が限られるため、求人件数はそれほど多くありません。ただし専門性が高い分、ほかの事務職と比べると好条件の求人が多いため、語学力を活かしたい人にはおすすめ。

宅建事務

不動産会社で不動産の購入や賃貸を希望する人に向けて重要事項の説明をしたり営業のサポートをしたりする事務職です。重要事項の説明をする場合は宅建士の資格が必要となります。

調剤薬局事務

調剤薬局事務は、調剤薬局で処方箋の受け取りや保険証の確認、会計、レセプト業務などを担当する事務職です。患者と直接触れる立場なので、心地よいコミュニケーションがとれる方におすすめします。

裁判所事務官

裁判所事務官は、各裁判所の裁判部や事務局に配置される国家公務員の事務職のことです。裁判部では、裁判所書記官のもとで庶務をこなします。事務局では、総務課や人事課、会計課などに配属されます。

検察事務官

検察事務官は、検事の補佐役を務める国家公務員の事務職です。検事と二人一組になって裁判で確定した懲役刑といった執行手続きを行ったり、総務や会計といった庶務作業に対応したりします。

法律事務所のパラリーガル

法律事務所で弁護士の監督のもと弁護士業務をサポートする事務職です。具体的な仕事内容としては、法律資料、文献、論文の収集、判例調査。弁護士が法律相談に入る前の相談者への聞き取り、裁判所との期日調整や進行についての連絡など多岐に渡ります。

パラリーガルとは何か?パラリーガルの仕事内容など詳しく知りたい方はこちらをどうぞ
■ パラリーガルの仕事内容、給料、将来性!元弁護士が専門家視点から徹底解説≫

 

事務職への転職で求められるスキル・経験

事務職_スキル

 

ここからは、事務職への転職でどのようなスキル・経験が求められるのかについて解説します。

基本的なパソコンスキル

事務職にパソコンスキルは必須です。一般に基本的なパソコンスキルというとブラインドタッチやメールのやり取りができる基礎的なスキルを指しますが、事務職の場合はエクセルとワードをある程度使いこなせるスキルが不可欠でしょう。

会議資料などを作成する場合はパワーポイントも使えるようにしておくと有利です。

コミュニケーション能力

事務職はほかの社員を支える裏方的な仕事なので、ほかの社員と上手にコミュニケーションをとれる人が好まれます。そうでないと業務が円滑に進まないのはもちろん、ほかの社員から不満がでたり職場の雰囲気が悪くなったりするため、採用担当者としてもこれは避けたいと感じるからです。

応募の際には周囲の人とコミュニケーションを取りながら目標を達成したエピソードを交えて話すとよいでしょう。また面接でも「感じのよさ」を見られていますので笑顔や発声に気を配るようにしてください。

スピーディーかつ正確な処理能力

事務職の業務内容は多岐にわたり、業務量も膨大なので、スピーディーな処理能力が必要です。そのためには依頼された業務内容をすぐに理解するという理解力も必要となります。

またミスをするとクライアントや他部署の人に迷惑をかけ、企業評価の低下につながりかねないため、正確な処理能力が求められます。集中力を高く保ち丁寧な仕事をする人が好まれるでしょう。

業務内容に応じた専門スキルがあると有利

事務職は専門的なスキルは求められないと言われますが、業務内容によっては専門的知識やスキルが必要となります。たとえば経理なら簿記の知識、法務なら民法や特許法、人事・労務なら労基法や社会保険関係の法律知識が必要です。

AIの発展により入力作業などの単純業務だけができる事務職のニーズは減少しています。長い目で見て事務職として働く希望があるのなら、事務スキルに加えて専門性を身に付けていくことも意識してみましょう。

市場価値の高い事務職に転職・なるなら知っておきたい職業選び方のコツ

職業選び方のコツ

ここまで事務職の種類、職業の実態と、求められるスキルについて解説してきました。その上で、これから事務職になるならどの職種を選ぶべきか、参考になる知識をご紹介します。

その他大勢ではない専門スキルを持った事務職であること

事務職は特別な知識や経験が不要であること、またデータ入力や書類作成が中心のため、その他大勢に良くも悪くも替えが効いてしまう職業と言えます。そのため、極力潰しの効かない、専門的な知識を必要とされる事務職を選ぶのが望ましいです。

専門的な知識を必要とされる事務職とは

今回ご紹介した事務職の中で言えば、下記の4つがおすすめです。

  1. 経理/財務/会計:公認会計士資格取得、簿記、会計監査で活躍など
  2. 労務:給与計算、就業規則作成、社労士資格取得、問題社員対応など
  3. 法務:コーポレートガバナンス強化、コンプライアンス研修、レピュテーションリスク対策など
  4. パラリーガル:弁護士の右腕、事務所内業務の効率化、時には集客支援まで

いずれも高度な専門知識を必要とされますが、一度なれればどんな転職先でも活躍できる人材になれると言えます。

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ポータブルスキルだけでは転職で苦労する

ポータブルスキルとは、厚生労働省が提唱する、どこの会社や部署、職種でも活かせる「持ち運び可能なスキル」のことです。例えば、コミュニケーション能力や論理的思考、問題解決能力などが当てはまります。

ポータブルスキル

参考;厚生労働省|ポータブルスキル活用研修

もちろんポータブルスキルは大切なものですが、あくまでも基礎的な能力です。キャリア形成でよく道いられるスキルピラミッド構造では、下位からスタンス・ポータブルスキル・テクニカルスキルと成り立ちます。

スキルピラミッド

最上位の、特定の業界や業種で求められるテクニカルスキルも身に付けておかないといけません。事務職でいうと、日本語以外の語学力や簿記など、専門性が高いスキルや知識が該当します。

今後のキャリアアップを見据え、活躍できる事務職であること

「キャリアアップを見据えた活躍できる事務職」について考える前に、事務職のキャリアアップとは何かについて考えてみましょう。

事務職が客観的にキャリアアップしたと言えるのは『年収UP』『専門職へのキャリアチェンジ』などですが、基本的に営業活動をして売り上げに貢献する仕事ではないので、勤続年数に応じた年収UP以外では、なかなか年収が上がらないのは事実です。

転職サイト大手のdodaが2020年に公開した調査結果によると、20代の事務/アシスタントの平均年収は「303万円」30代でも平均年収は「346万円」です。(参考:事務職の平均年収を年代・種類別で徹底解説!

もちろん、年収UPだけがキャリアアップの評価項目ではありませんが、仕事に対する評価としてはなかなか厳しいのが事務職の現実です。

そんな、年収の上がりにくい=評価されにくい一般事務職と違い、「活躍できる事務職」とは何か、それは「今後企業が果たすべき義務に携われる事務職」と「プレイヤーの少ない事務職」です。プレイヤーの少ない事務職に関して詳しくは後述しますので、ここでは前者について解説します。

今後企業が果たすべき義務に携われる事務職とは

これは「労務管理」とです。労務の基本的な仕事は労働基準法に基づく勤怠管理や給与管理、社会保険や福利厚生の手続き、安全衛生管理などで、従業員を守る大切な役割を担っています。

中小・ベンチャー企業では人事や総務が兼任することが多いですが、大企業では従業員も多い為「労務部」という独立した部として存在します。

この労務と「今後企業が果たすべき義務」との関係ですが、直近の大きなトピックとして「パラハラ防止法(正式名称:労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律(労働施策総合推進法とも呼ぶ))」があります。

パラハラ防止法への対応

昨今、ハラスメント問題の話題は事欠きません。昔から問題になってはいたのですが、厚生労働省がパワハラ指針を示し、パワハラの基準を法律で定めることによって、具体的な防止措置を企業に対して義務化しました。この法律の施行日が『大企業2020年6月1日、中小企業は2022年4月1日』です。

日本企業の約8割は中小企業ですので、今まさにハラスメント対策の主導を労務に関わる人材がメインに行なっている状態です。
参考:厚生労働省|職場におけるパワーハラスメント対策が事業主の義務になりました︕

コンプライアンス強化の一助を担える法務職

2021年3月に会社法が改正され、社外役員を選任するのが一部の大企業で義務化されました。他にも、東証が掲げるコーポレートガバンスコードへの対応や、昨今のサステナビリティ、ダイバーシティ推進といった、法務面から企業を支える法務部員の存在も貴重です。

基本的には中途採用でしか窓口が開いていませんので、パラリーガルなどを経験した方がなることが多いです。

転職するならおすすめの事務職厳選5つ

ここまでの流れを踏まえて、転職するならおすすめの事務職を5つピックアップしました。

経理事務

まずは経理ですね。簿記を取得していることで経理職への道はかなり開かれますし、AIの登場でなくなるかもしれない仕事と言われてはいますが、AIはあくまで業務の補助をするツールであって、経理の業務負担が減ることはあっても、仕事そのものがなくなるわけではないため、安定した事務職と言えます。

また、会計士資格資格を取得すること、監査法人、会計事務所、事業会社のCFOを目指せるポジションですすので、今後の可能性で言えばかなり有望な職種と言えます。

人事・総務

人事の方が総務を兼任することが多いですが、他の業務と兼任できる人事や総務も重宝されやすいです。また、いろいろな業務に対応できるマルチタスカーは企業にとって必要な人材だといえます。

労務

前述したように、社員を大事にする意識や取り組みはより高まることが予想されるので、労務もおすすめです。とくに、労働関連法令や社会保障法令に基づく書類の作成が主な仕事の社労士(社会保険労務士)の資格を取っておくと心強いです。

こちらはスペシャリストが望まれる傾向にあります。扱うのが労働法や民法など、法務にも関わる事になりますから、知識の深さはもちろんのこと、経験によって企業を支えるポジションと言えます。

医療事務

医療事務は、高齢化の状況に鑑みると今後も需要が減ることはないため、おすすめの転職先だといえます。病院やクリニックは都市だけでなく地方にもあるので、医療事務の経験やスキルがあればどこに引っ越しても仕事を見つけられるでしょう。

パラリーガル

テレビドラマなどの影響で広く認知はされ始めているパラリーガルですが、近年、弁護士の競争が激しくなってきていることもあり、今とても需要の高い職種です。

弁護士と共に、クライアントの法律問題を解決していく非常にやりがいのある仕事です。

専門性を有する事務ではありますが、しっかり準備して臨めば、転職難易度はさほど高くありません。

AG法律アカデミーはこれまで10年以上、パラリーガルの育成を専門に行ってきていますが、パラリーガルを目指す方の約8割は法律を全く学んだことのない方々です。

また、法律事務所でパラリーガルとしてのスキルを積んだ後、一般企業の法務部へ転職される方も多いです。

企業のグローバル化と共に、コンプライアンスに対する意識が高まる中、多くの企業において「法務」は重要かつ中心的なポジションにあります。

そこで、日々目にする求人情報からもわかるとおり、多くの企業では法律事務スキルを持ったパラリーガル経験者はとても魅力的な人材です。

このように、これからの時代、パラリーガル(法律事務)スキルを持った者が活躍する場は益々増えるといわれています。

  • 法律事務に関する専門スキルが身につく
  • 全国の法律事務所や企業の法務部で即戦力として働けるため転職に強い
  • 他の職種に比べ残業が少ない
  • ワークライフバランスがとりやすい
  • 他の業界に比べると労働環境がホワイト

上記のようなメリットがあるパラリーガルという仕事に、もし興味があればキャリア選択の一つとして考えてみても良いかと思います。

 

 

まとめ

事務職には一般事務や営業事務、経理事務など多数の種類があります。転職活動の際には自分のスキルや経験を活かせる種類の事務職に応募することでマッチングしやすいため、業務内容はよく確認しておきましょう。

また事務職はどれも人気が高いため、転職エージェントの非公開求人を活用するなどして効率よく転職活動を進めてください。

 

 


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