【例文アリ】事務職の転職で重要な志望動機の書き方と内定を取るポイント
志望動機は応募書類を作成する際に記載する必要があり、面接を受ける際にも必ず聞かれる質問です。
どの職種で転職する場合でも重要なものですが、人気が高い事務職に関しては特に精査する必要性が高いといえます。
とはいえ、多くの方にとって転職はめったにない機会なので、志望動機をどのように書けばよいのか迷うことが多いはずです。
この記事では事務職の志望動機をテーマに、職種別の例文（未経験・経験者）や作成のポイント、面接での伝え方まで網羅的に解説します。事務職への転職を成功させたい方はぜひ参考にしてください。
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事務職はどれ？
事務職で転職を成功させたいなら志望動機は重要
転職活動の中でも志望動機の作成は特に大切だと言われますが、そもそもなぜ企業は志望動機を知りたいのでしょうか？まずは志望動機の重要性を知っておきましょう。
事務職は人気職種なので志望動機で差別化を図る
事務職は好景気・不景気にかかわらず、いつでも大人気の職種です。
事務職を希望する人の理由として残業が少ないことや体力的な負担が少ないことなどを挙げる方が多く、人気なので事務職の求人には応募者が殺到します。そのような中でライバルたちに差をつけやすいのは、保有スキルと経験、そして志望動機です。
保有スキルと経験については転職活動中という限られた時間の中で大幅にアップさせることは難しいですが、志望動機は工夫次第で採用担当者の心をつかむ内容に仕上げることができます。
どの職種であっても転職活動で志望動機は重要ですが、とりわけ人気の事務職に関してはその度合いが高いといえるでしょう。
企業は志望の度合いと自社にマッチする人材なのかを確かめている
企業は志望動機を通じて、求職者がどれぐらい自社への転職を志望しているのかを測っています。志望の度合いが高ければ、会社や業務に対する関心や成長意欲があり、入社してからも熱意をもって取り組んでくれる期待が高いからです。
一方で志望度が低ければ入社してもやる気がなく、すぐに辞めてしまう可能性が高いでしょう。
また志望動機には、社風や求める人材像にマッチする人材なのかを確認するという意味もあります。いくら優秀な人材でも社風と合わない、求める人材像とは異なるタイプであれば思うような実力を発揮できない可能性が高くなります。
これは企業にとっても求職者にとってもよくないことなので、ミスマッチを防ぐためにも志望動機を重視しているのです。
事務職の種類と業務内容を理解する
事務職には実に多くの種類があり、それぞれ業務内容も異なります。この点を知っておかないと、説得力のある志望動機を書けません。採用担当者もなぜ事務職を志望するのかが分からず、「これまでの経験が活かせないのでは？」と疑問に感じてしまいます。
多数の事務職がありますが、以下で代表的なものを整理しましょう。
- 一般事務：伝票入力や書類作成、電話対応など幅広い業務を行う
- 営業事務：見積書や受注書の作成、データ収集など営業職をサポートする
- 経理事務：請求書の発行や決算書類の作成、現金出納管理や売掛金の回収業務など会社のお金に関する事務を担当する
- 人事労務事務：採用や社員研修、給与計算や社会保険手続きなど社員にまつわる業務を担う
- 医療事務：診療報酬の計算・請求、外来・入院患者の受付など医療機関で患者にまつわる業務を行う
- 秘書：経営者や役員のスケジュール管理、出張の手配などを行う
- 貿易事務：輸出入に関する手続きや輸送手段の手配、商品管理などを行う など
事務職の志望動機で合否が変わるケースとは
事務職の選考では、スキルや経験が同程度の候補者が複数いるケースが珍しくありません。そのような場面で最終的な合否を分けるのが志望動機の内容です。
たとえば「なぜこの会社なのか」を具体的に語れる候補者と、どの会社にも当てはまる汎用的な志望動機を述べる候補者がいた場合、前者が選ばれる傾向にあります。採用担当者は「この人は本気でうちに来たいのだ」と感じられる応募者に好印象を持つからです。
また、未経験から事務職に挑戦する場合はなおさら志望動機の質が問われます。経験やスキルで差をつけにくい分、「なぜ事務職なのか」「入社後にどう貢献するか」を論理的に伝えられるかどうかが合否の分かれ目となるのです。志望動機は単なる形式的な項目ではなく、採用を左右する重要な判断材料だと認識しておきましょう。
【まず確認】事務職の種類と仕事内容
志望動機を書き始める前に、事務職にはどのような種類があるのかを正しく理解しておくことが不可欠です。種類によって求められるスキルや適性が異なるため、志望動機の方向性も変わってきます。ここでは代表的な事務職を整理します。
一般事務・営業事務・経理事務の違い
事務職の中でも特に求人数が多いのが一般事務・営業事務・経理事務の3つです。一般事務はデータ入力や書類作成、電話・来客対応など幅広い業務をこなすオールラウンド型の職種です。特定の専門知識がなくても始めやすい一方、マルチタスク能力や正確性が求められます。
営業事務は営業部門に所属し、見積書・受発注書類の作成やデータ収集、顧客からの問い合わせ対応など営業活動を裏方から支える役割を担います。営業担当者との連携が密なため、コミュニケーション力やスケジュール管理能力が重要視されます。
経理事務は会社のお金の流れを管理する専門性の高い職種です。仕訳入力や月次決算、請求書の発行、売掛金の回収業務など正確さとスピードが同時に求められます。簿記の知識や会計ソフトの操作スキルがあると即戦力として評価されるため、志望動機でもこれらのスキルに触れることが効果的です。
総務事務・人事事務・医療事務の特徴
総務事務は社内のさまざまな部門を横断的にサポートする職種です。備品管理や社内イベントの運営、オフィス環境の整備など業務範囲が幅広く、「会社全体を円滑に回す縁の下の力持ち」ともいえる存在です。細やかな気配りと調整力が求められるため、志望動機ではこれらの資質をアピールすると好印象を与えられます。
人事事務は採用活動の運営や社員研修の企画、給与計算、社会保険手続きなど社員にまつわる業務全般を担当します。労務管理の知識や守秘義務への意識が特に重要で、社会保険労務士などの資格を持っていればアピール材料になるでしょう。
医療事務は病院やクリニックで受付対応や診療報酬の計算・請求業務を行う専門職です。医療制度やレセプト業務の知識が求められ、患者さんとの対面コミュニケーションが多い点も特徴です。医療事務認定実務者などの資格取得が転職の際に有利に働くケースもあります。
自分が目指す職種の業務内容を正確に把握しよう
上記のように事務職は種類によって業務内容が大きく異なります。志望動機を書く際には、まず「自分はどの種類の事務職を目指すのか」を明確にしたうえで、その職種に特有の業務内容を正確に把握することが重要です。
求人票や募集要項に細かく業務内容が記載されているケースもあれば、概要だけが書かれている場合もあります。後者の場合は採用担当者に問い合わせたり、転職エージェントを通じて確認したりして情報を集めましょう。業務内容を正しく理解することで、志望動機に具体性が生まれ、「この人はうちの仕事をよく分かっている」と採用担当者に好印象を与えることができます。
今すぐ使える！事務職の志望動機の具体的例文
志望動機を作成する際には、実際の例文を参考にするのが最も効率的です。ここでは事務職の種類ごとに、未経験者と経験者に分けて具体的な例文を紹介します。自分の状況に近い例文をベースに、オリジナルの志望動機を作成してください。
一般事務の志望動機
未経験の場合
現職ではアパレル店舗の販売スタッフとして3年間勤務し、在庫データの入力や売上報告書の作成を日常的に行ってきました。正確なデータ管理が売上改善に直結する経験を通じて、事務作業の重要性を実感し、一般事務として専門的にスキルを磨きたいと考えるようになりました。貴社が社員の主体性を重んじる社風であると知り、自ら業務改善を提案できる環境に魅力を感じております。これまで培った正確性と丁寧な対応力を活かし、バックオフィスから貴社の成長を支えたいと考え志望いたしました。
前職のコールセンターでは、お客様からの問い合わせ内容を正確に記録し、関連部署へ迅速に共有する業務を担当しておりました。この経験を通じて、情報を正確に整理し周囲と連携するスキルが身につきました。貴社の一般事務職では部署横断的なサポートが求められると伺い、自分の強みを存分に発揮できると確信しております。現在はMOSの資格取得に向けて学習中であり、入社後も積極的にスキルアップに取り組んでまいります。
経験者の場合
私は5年間、一般事務としてデータ集計や資料作成、電話対応などを行ってきました。日々業務の無駄がないか、定型化できる業務はないかを考え、効率化を意識しながら業務に取り組んでおります。
ほかの社員からは「仕事が早く正確」と頼りにされる機会が増えてやりがいを感じていましたが、業務が分業化されていることからさらなるスキルアップが難しいと考え、転職を決意した次第です。
貴社では業務範囲を固定せず、会社が成長するために自らが能動的に動くことをモットーにしていると知り、そのような社員のみなさんと共に働きたいと感じました。将来的には事務職のスペシャリストとして社員の方々を支えながら企業の発展に尽くしたいと考えております。
営業事務の志望動機
未経験の場合
例文①
現在は法人営業として2年間従事し、提案資料の作成や顧客データの管理を自ら行う中で、営業活動を裏方から支える事務業務にやりがいを感じてきました。営業担当者が商談に集中できる環境を整えることが成果に直結すると実感しており、営業事務として本格的にサポート業務に携わりたいと考えております。貴社の営業部門は少数精鋭で一人ひとりの裁量が大きいと伺い、主体的に動ける環境で自身のスキルを活かしたいと思い志望いたしました。
例文②
前職では受付業務を3年間担当し、来客対応やスケジュール調整、社内外への電話取り次ぎなどを行ってまいりました。常に相手の立場を考えた対応を心がけた結果、「安心して任せられる」と評価をいただきました。この調整力とホスピタリティを活かし、営業チームを支える営業事務に挑戦したいと考えております。貴社が掲げる「顧客第一」の理念に共感しており、営業の方々と一丸となって貴社の売上拡大に貢献したいと考え志望いたします。
経験者の場合
現在は営業部門で3名の営業の担当となり、顧客へ提出する資料や見積書・受発注書類の作成、顧客からの電話・メール対応などを行っております。
担当の営業からは「円滑に業務をしやすい」と評価してもらい充実した日々を過ごしていますが、既存の枠にとらわれずに挑戦を続ける成長産業で働いてみたいとの想いが強くなり転職を決意しました。
貴社は意欲的な事業展開を行い、さまざまな営業部門があります。営業の方々も商品の魅力を伝えたいと熱意を持って働いている方が多いと知り、そのような熱意ある営業職のサポートを通じて貴社の利益に貢献したいと感じたため志望いたします。
秘書の志望動機
未経験の場合
例文①
現職では部長付きの一般事務として、スケジュール管理や出張手配、会議資料の準備などを担当してきました。上司からは「先回りして準備してくれるので助かる」と評価をいただいており、この経験を活かして秘書としてキャリアを積みたいと考えるようになりました。貴社の経営陣を間近でサポートできる環境に魅力を感じ、きめ細やかな対応力と情報管理能力で貢献したいと考え志望いたしました。
例文②
前職の総務部では役員会議の議事録作成やスケジュール調整を担当し、経営層と接する機会が多くありました。機密情報を扱う責任感と、状況を的確に判断して優先順位をつける力が身につきました。貴社が秘書職に求める「臨機応変な対応力」に自分の強みが合致すると感じ、志望しております。秘書検定2級の取得に向けて現在学習中であり、入社後も継続的にスキルを高めてまいります。
経験者の場合
例文①
現職では代表取締役の秘書として4年間従事し、国内外の出張手配やスケジュール管理、来客対応、機密文書の管理などを一手に担ってまいりました。経営者の意図を汲み取り、先読みして動くことを常に心がけております。貴社は海外展開を積極的に進めていると伺い、これまでの経験と語学力を活かしてグローバルな業務環境で貴社の経営をサポートしたいと考え志望いたしました。
例文②
現職では取締役2名の秘書業務を兼務し、スケジュール管理や社内外との連絡調整、各種会議の運営サポートなどを行っております。複数の役員の予定を同時に管理する中で培ったマルチタスク能力と調整力が私の強みです。貴社の秘書職は経営企画部門と連携する機会が多いと知り、より経営に近い立場で力を発揮できる環境に魅力を感じて志望いたしました。
経理事務の志望動機
未経験の場合
例文①
現職では営業事務として売上データの集計や請求書の発行を担当しており、数字を扱う業務に強い関心を持つようになりました。独学で日商簿記3級を取得し、現在は2級の取得に向けて学習を進めております。貴社の経理部門は少人数体制で幅広い業務を経験できると伺い、未経験からでもスピード感を持って成長できる環境に魅力を感じました。正確性を重視する姿勢と学び続ける意欲で、貴社の経理業務に貢献したいと考え志望いたします。
例文②
前職の小売業では店舗の売上管理やレジ締め、本社への日次報告を担当し、数字の正確性がいかに重要かを身をもって学びました。この経験から経理の専門性に興味を持ち、転職を決意いたしました。貴社はIT化を推進し業務効率化に力を入れていると知り、新しいツールにも柔軟に対応できる自分の強みを活かせると感じております。簿記の学習と並行して会計ソフトの操作も習得中です。
経験者の場合
現職では経理事務として5年間勤務し、会計ソフトの仕訳入力や月次決算、振込業務などを行っております。債権回収業務も経験しており精神的にもかなり鍛えられたと自負していますが、裁量が限定的でさらなるスキルアップが難しい環境なので転職を決意しました。
御社には能動的な取組みを推奨する風土があること、少人数制でひとりひとりが裁量権を持って働ける環境があるため志望しました。これまでの経理経験を活かし、御社の生産性を高めるために貢献したいと考えております。
医療事務の志望動機
未経験の場合
例文①
前職では調剤薬局の受付スタッフとして2年間勤務し、患者様への丁寧な対応と処方データの入力業務を担当してまいりました。医療現場で働く中で、診療報酬請求や医療制度への理解を深めたいという想いが強くなり、医療事務への転職を決意いたしました。現在は医療事務認定実務者の資格取得に向けて学習を進めております。貴院の「患者様第一」の理念に共感しており、正確で思いやりのある事務対応で貴院の運営を支えたいと考え志望いたしました。
例文②
現職では介護施設の事務スタッフとして、利用者様のデータ管理や請求書の作成、電話対応を行ってまいりました。医療・福祉分野での事務経験を通じて、より専門的な医療事務のスキルを身につけたいと考えるようになりました。貴院は地域医療の中核を担う病院であり、幅広い診療科を持つ環境で多くの経験を積めることに魅力を感じております。持ち前の正確性とコミュニケーション力を活かして貢献したいと考え志望いたします。
経験者の場合
例文①
現職のクリニックでは医療事務として3年間勤務し、受付対応やレセプト業務、会計処理を一人で担当してまいりました。月間約800件のレセプト処理を正確にこなしてきた実績があり、査定率の低減にも貢献してきたと自負しております。貴院はより規模が大きく複数の診療科があるため、これまでの経験を活かしつつさらにスキルを広げられる環境だと感じ、志望いたしました。
例文②
現職では総合病院の医療事務として5年間勤務し、外来受付からレセプト請求、入退院手続きまで幅広い業務を経験しております。後輩スタッフの指導も任されており、チーム全体の業務効率化にも取り組んでまいりました。貴院が推進する電子カルテシステムの活用に関心があり、IT化が進む医療事務の現場で自身の経験をさらに発展させたいと考え志望いたしました。
貿易事務の志望動機
未経験の場合
例文①
現職では一般事務として海外取引先との英文メール対応や、送付書類の翻訳業務を担当してまいりました。グローバルなビジネスに携わる中で、輸出入業務に対する関心が高まり、貿易事務への転職を志すようになりました。TOEICは780点を取得しており、貿易実務検定C級の学習も進めております。貴社は多国籍の取引先を持ち、成長を続ける企業であると知り、語学力と正確な事務処理能力を活かして貢献したいと考え志望いたしました。
例文②
前職では物流会社で配送管理の事務を2年間担当し、出荷スケジュールの調整や在庫データの管理を行ってまいりました。物流の流れを一通り把握した経験から、国際物流にも挑戦したいと考え、貿易事務への転職を決意いたしました。貴社は輸入食品の分野で高い実績を持ち、独自のサプライチェーンを構築していると伺い、自分の物流知識を活かせる環境に魅力を感じております。
経験者の場合
例文①
現職のメーカーでは貿易事務として4年間従事し、輸出入通関書類の作成、船積み手配、海外取引先との納期調整などを担当してまいりました。英語と中国語でのコレポン業務にも対応しており、複数の国との取引を同時並行で管理してきた実績があります。貴社はアジア市場への展開を強化していると知り、これまでの語学力と実務経験を活かして貢献できると確信し志望いたしました。
例文②
現職では商社の貿易事務として3年間勤務し、L/C（信用状）の確認やインボイス・パッキングリストの作成、フォワーダーとの折衝などを一手に担っております。貿易実務検定B級を取得しており、通関士の資格取得にも挑戦中です。貴社の自社ブランド製品の海外展開に携わりたいという想いがあり、貿易業務の専門性を高めながら貴社の海外事業の拡大に貢献したいと考え志望いたしました。
人事・労務事務の志望動機
未経験の場合
例文①
現職では総務部で庶務全般を担当する中で、社会保険の手続き補助や勤怠データの集計業務にも携わってきました。社員の方々が安心して働ける環境を整えることにやりがいを感じ、人事・労務の分野で専門性を高めたいと考えるようになりました。貴社は社員の働きやすさを重視する福利厚生制度が充実していると知り、その理念に共感しております。人事労務の知識を積極的に習得し、社員を支える存在として貢献したいと考え志望いたしました。
例文②
前職の人材派遣会社では、派遣スタッフの勤怠管理や契約更新手続きを担当しておりました。スタッフ一人ひとりの状況に寄り添いながら対応してきた経験を通じて、人事・労務に関する業務に本格的に携わりたいと考えるようになりました。現在は社会保険労務士の資格取得を目指して学習中です。貴社の人事部門では採用から労務管理まで幅広い業務を経験できると伺い、成長できる環境に魅力を感じて志望いたしました。
経験者の場合
現職ではメーカーの人事・労務部門に勤め、人事担当を3年、労務担当は4年目になります。人事担当のときは説明会の運営や学校訪問、社内研修などに携わってきましたが、社会保険労務士の資格取得をきっかけに労務担当となり今に至ります。
労務では社員の社会保険手続きや給与計算、退職金まで幅広い業務を任されています。
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、医療に従事する方々を事務の側面から支えたいとの想いが強くなったため、医療業界への転職を考えるようになりました。
貴院は2000名を超える医療スタッフが働いており、事務方が果たす役割は大きく業務の幅も広いため、これまでの経験を活かしてお役に立てると考えて志望いたします。
事務職が受かる志望動機の書き方3つの要素
志望動機の内容に迷ったら、まず「3つの要素」を軸に組み立てることをおすすめします。採用担当者が知りたいのは突き詰めると以下の3点であり、これらが揃った志望動機は論理的で説得力のある内容に仕上がります。
①なぜ事務職を志望するのか
志望動機の出発点は「なぜ事務職に就きたいのか」という職種レベルの理由です。特に未経験者や異業種から転職する場合、この点を明確にしないと「とりあえず楽そうだから」という印象を持たれかねません。
事務職を志望する理由を説得力ある形で伝えるには、これまでの経験の中で事務職に通じる業務にやりがいを感じたエピソードを具体的に示すのが効果的です。たとえば「営業としてデータ集計や資料作成を行う中で、正確な事務処理が成果を左右することを実感した」といったストーリーがあると、事務職を選んだ理由に納得感が生まれます。経験者の場合でも、なぜ事務職を続けたいのかという想いを改めて言語化することで、採用担当者の共感を得やすくなります。
②なぜその企業を選んだのか
数ある事務職の求人の中で「なぜこの会社なのか」を具体的に語れるかが、志望度の高さを測るバロメーターになります。企業研究なしにこの問いに答えることはできません。
企業のホームページや採用ページ、プレスリリース、口コミサイトなどを活用し、その企業ならではの特徴を見つけましょう。たとえば「少人数制でひとりひとりが裁量を持てる環境」「業務改善を積極的に推奨する社風」「特定の業界に強みを持つ事業展開」など、ほかの企業では代替できない理由を盛り込むことが大切です。製品やサービスを実際に利用した経験があれば、それも強力なアピール材料になります。
③入社後にどのような貢献をしたいのか
最後に、入社後にどのように活躍したいのかという将来像を示すことで、志望動機の説得力が格段に上がります。採用担当者は「この人が入社したら、どんな働き方をしてくれるのか」を具体的にイメージしたいと考えているからです。
ポイントは「自分のスキル・経験」と「企業の業務内容」を結びつけて語ることです。たとえば「前職で培ったExcelの分析スキルを活かして、月次報告の効率化に取り組みたい」「接客経験を通じて身につけた対応力で、社内外の調整業務をスムーズに進めたい」など、具体的なアクションに落とし込むと効果的です。
採用担当者に刺さる志望動機の書き方５つのポイント
3つの要素を押さえたうえで、さらに完成度を高めるためのポイントを5つ紹介します。これらを意識することで、ほかの応募者と差がつく志望動機に仕上げることができます。
まずは応募企業の業務内容を正確に把握しよう
先に挙げたように事務職とひとくちに言っても業務内容は会社や募集職種によって大きく異なります。そのためまずは応募する企業の業務内容をしっかり把握することが大切です。
業務内容を把握しないまま応募しても、企業が求める人材像とフィットしないと判断され、採用に至らない可能性があります。
業務内容は求人票や募集要項に細かく記載されているケースもありますが、詳細が割愛されている場合は採用担当者に問い合わせてみてもよいでしょう。転職エージェントを経由する場合はエージェントに具体的な業務内容を確認してください。
業務内容と照らしてどんな貢献ができるのかを整理する
応募企業の業務内容と、スキルの棚卸しの結果を見比べて、共通する要素を見つけていきます。
それが、あなたが応募先の企業で貢献できる点であり、志望動機のひとつの軸となる部分です。志望動機で「何ができる人材なのか」を入れることで、採用担当者は求める人材像とマッチするかどうかを具体的にイメージすることができます。
応募企業を選んだ理由を明確にする
応募企業を選んだ理由が具体的に記載されていることも重要です。その企業だからこそ転職したい理由を伝えることで志望の高さが伝わり、採用担当者にも興味を持ってもらえるでしょう。
また、応募企業を選んだ理由を書くには企業研究が欠かせません。
求人票や会社のホームページはもちろん、商品やサービスを実際に使ってみる、転職エージェントの情報網を利用するなどしてしっかり研究しましょう。「よく研究している」と思ってもらえば本気の度合いも伝わりやすくなります。
第三者からの評価を交えると効果的
事務職は営業の契約件数、販売の売上件数のように、目に見えた成果を伝えにくい職種です。
しかし
- 「経費を前年比○%削減した」
- 「作業工程を減らして業務の効率化を図った」
- 「業務の共有化を提案した結果、事務部の有休取得率が向上した」
などは事務職でも成果を伝えられる部分です。
このような具体的な成果がなくても、他部署の人から感謝された、頼りにされたなどの経験はあるのではないでしょうか？契約件数や売上件数のように数字として表れなくても第三者からの評価があることで、採用担当者はあなたが現職でどんなふうに活躍しているのかをイメージしやすくなります。
「営業を通じ、顧客から対応が丁寧でよかったと褒められた」「上司からミスがなくて安心して任せられると評価を受けた」といった点を含めると効果的な志望動機が作成できるでしょう。
ネガティブな転職理由はポジティブに言い換える
転職を決意した理由が「人間関係の悪化」「残業の多さ」「給与への不満」などネガティブなものであるケースは少なくありません。しかし、これらをそのまま志望動機に書くのは避けるべきです。採用担当者に「不満があればすぐに辞める人」という印象を与えてしまいます。
ネガティブな理由はポジティブな表現に変換して伝えましょう。たとえば「残業が多かった」は「効率的に業務を進め、メリハリのある働き方を実現したい」に、「業務が単調だった」は「より幅広い業務に挑戦し、スキルの幅を広げたい」に言い換えることができます。前向きな姿勢を示すことで、採用担当者は「成長意欲がある人材だ」と好意的に受け取ってくれるでしょう。
事務職の未経験者が志望動機を作成するときのポイント
事務職は未経験だけど転職したいと考える方は多くいます。ここからは、事務未経験者が志望動機を作成する際のポイントや例文を紹介します。
事務職に転職したいと考えた理由を明らかにする
未経験者の場合は、会社や業界の志望動機に加えて、なぜ事務職を希望するのかについても触れる必要があります。
職種の志望動機を書く方法としては、まず応募企業で求めている事務職の仕事内容を調べて書き出します。次にこれまでの経験の中から周囲に評価された点や前向きに取り組んできた点などを振り返り、同じく書き出します。
この2つの中で共通する項目が事務職を希望する理由になります。
事務職に役立つスキル・経験を伝える
事務職はパソコンや文書作成スキル、コミュニケーションスキルなど、汎用性の高いスキルを活かせる職種です。そのため未経験であっても、多くの方は事務職に役立つスキルを身につけているでしょう。
たとえば販売職の場合「パソコンを使った在庫管理をしていた」「気配りとホスピタリティが身についた」「店舗のスタッフと協力して商品ディスプレイを工夫した」といった経験です。
これらはパソコンスキル、他部署のスタッフをサポートできる資質、協調性などの証明となります。未経験の場合でもこれまでの経験を活かすのは経験者と同じです。スキル・経験の棚卸しを行い、事務職に役立つものがあれば志望動機に盛り込みましょう。
成長意欲をアピールする
未経験の場合は転職してから覚えていく業務が多いため、経験者以上に成長意欲を見られます。
志望動機の中でも自分がこれまで仕事の中で意識してきたこと、勉強を続けてきたことなどをアピールしつつ、どのように職務能力を発揮していきたいかを伝えます。成長してくれる期待があると判断されると採用へ一歩近づくでしょう。
未経験の場合の志望動機例文
私は現在の会社で営業として働く中で、顧客の要望を先回りして提案すること、細かい部分にまで手が届く対応を心がけてきました。
この経験を今度はほかの社員をサポートする業務に活かしたいとの想いがあり、事務職への転職を考えるようになりました。事務職はさまざまな部署からの要望を察知し、臨機応変にかつ丁寧で正確な処理が求められる職種だと捉えております。
営業として先回りの提案や細やかな気配りを心がけていたため、これまでの経験を十分に活かせると考えております。
貴社で販売している○○製品は普段から愛用しており、このような便利な商品を生み出す柔軟な社風に興味を持ちました。ホームページを拝見し、自社製品への想いを語る社員の方々の熱意に感銘を受け、ぜひ一緒に働きたいと考えたため貴社を志望いたします。
事務職の志望動機を書く際にやってはいけないこと
事務職の志望動機を作成するときには、以下の書き方をしないように注意が必要です。これらに当てはまる志望動機は採用担当者にマイナスの印象を与えてしまうため、必ず避けましょう。
条件面のみを優先させた内容を書くこと
残業の少なさや土日休みなど条件面を優先させた内容では本気度が伝わりません。条件だけが志望動機になると、与えられた業務だけをこなす人材である印象を受けますし、転職しても意欲的に業務に取り組んでくれる期待が持てないでしょう。
そのような人と「一緒に働きたい」と思う採用担当者はいないはずです。
どうしても譲れない条件を伝えたいのなら「前職では残業と休日出勤が多く勉強に時間を取れなかった」など、自身の成長のために条件を重視する理由まで付け加える必要があります。
全て抽象的な内容であること
「人の役に立つ仕事がしたい」などの曖昧な内容では志望動機になりません。人の役に立つ仕事は事務職以外にもありますし、なぜその会社を希望するのかの理由にもならないからです。
具体的な業務内容に言及しておらず、どの会社にも通用するような志望動機も志望度が低いと判断されてしまいます。志望動機を書く際にはできるだけ具体的に書くように心がけましょう。
実績ばかりを強調してしまうこと
採用してほしいという気持ちが先走り、実績ばかりを強調した志望動機になってしまうのも避けましょう。
実績を伝えること自体はよいのですが、採用担当者は実績から「どんな貢献をしてくれる人物なのか」を知りたいのであって、単なる自慢になってしまっては意味がありません。
また事務職はほかの社員をサポートする裏方的な職種なので、実績をアピールしすぎると事務職としての適性が疑われてしまう可能性もあります。
面接で志望動機を聞かれたときの伝え方
書類選考を通過したあとに待っているのが面接です。志望動機は面接でもほぼ確実に聞かれる質問のひとつです。書類に書いた内容をどのように口頭で伝えればよいのか、ポイントを押さえておきましょう。
書類と面接で伝える内容は同じでよいのか
基本的に、履歴書や職務経歴書に記載した志望動機と面接で話す内容の方向性は一致させるべきです。書類と面接で言っていることが異なると、一貫性がないと判断されてしまいます。
ただし、書類に書いた文章をそのまま丸暗記して読み上げるのは避けましょう。面接は「対話」の場であり、書いた内容を棒読みすると不自然な印象を与えてしまいます。書類の志望動機をベースにしつつ、面接ではより詳しいエピソードを補足したり、面接官の反応に合わせて掘り下げたりできるよう準備しておくのが理想的です。
また、応募書類を提出してから面接までに時間が空いた場合は、企業についての新しい情報を収集し、「その後さらにリサーチした結果、ますます御社に魅力を感じている」といった形でアップデートした情報を加えるのも効果的です。
話し言葉で自分の言葉として伝えるコツ
面接で志望動機を伝える際に最も大切なのは、「自分の言葉」で話すことです。例文やテンプレートを参考にするのはよいですが、借り物の言葉では面接官の心に響きません。
コツとしては、まず志望動機の「要点を3つ」に絞っておくことです。①なぜ事務職か、②なぜこの企業か、③どう貢献するか――この3点を自分なりの言葉でまとめておけば、多少緊張しても要点を外さずに話すことができます。
さらに、話す順番は「結論→理由→具体例→まとめ」のPREP法を意識しましょう。まず「御社の○○に魅力を感じて志望いたしました」と結論を述べ、その後に理由やエピソードを補足することで、論理的で分かりやすい伝え方になります。事前に声に出して練習しておくと、本番でも落ち着いて話せるようになるのでおすすめです。
まとめ
人気が高い事務職への転職活動では、ほかの応募者との差別化を図り、志望の度合いを伝えるためにも志望動機が重要です。
本記事では事務職の志望動機について、「なぜ事務職か」「なぜその企業か」「どう貢献するか」の3要素を軸にした書き方や、職種別・未経験者と経験者ごとの例文、面接での伝え方まで幅広く解説しました。
志望動機は応募書類の中でも特に自分らしさを表現できるパートです。テンプレートの丸写しではなく、自身の経験やスキルを踏まえたオリジナルの志望動機を作成することで、採用担当者の心をつかむことができるでしょう。
応募先の魅力や業務内容をしっかりと調査し、自分のスキルと照らして説得力のある志望動機を完成させてください。もし作成に悩んだら、転職エージェントに相談して添削を受けるのもひとつの方法です。
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