【例文アリ】事務職の転職で重要な志望動機の書き方と作成のポイント｜かけない場合の対策まで
志望動機は応募書類を作成する際に記載する必要があり、面接を受ける際にも必ず聞かれる質問です。
どの職種で転職する場合でも重要なものですが、人気が高い事務職に関しては特に精査する必要性が高いといえます。
とはいえ、多くの方にとって転職はめったにない機会なので、志望動機をどのように書けばよいのか迷うことが多いはずです。
この記事では事務職の志望動機をテーマに、作成前の準備や作成のポイントなどについて解説します。事務職の種類に応じた例文も紹介しますので参考にしてください。
事務職で転職を成功させたいなら志望動機は重要
転職活動の中でも志望動機の作成は特に大切だと言われますが、そもそもなぜ企業は志望動機を知りたいのでしょうか？まずは志望動機の重要性を知っておきましょう。
事務職は人気職種なので志望動機で差別化を図る
事務職は好景気・不景気にかかわらず、いつでも大人気の職種です。
事務職を希望する人の理由として残業が少ないことや体力的な負担が少ないことなどを挙げる方が多く、人気なので事務職の求人には応募者が殺到します。そのような中でライバルたちに差をつけやすいのは、保有スキルと経験、そして志望動機です。
保有スキルと経験については転職活動中という限られた時間の中で大幅にアップさせることは難しいですが、志望動機は工夫次第で採用担当者の心をつかむ内容に仕上げることができます。
どの職種であっても転職活動で志望動機は重要ですが、とりわけ人気の事務職に関してはその度合いが高いといえるでしょう。
企業は志望の度合いと自社にマッチする人材なのかを確かめている
企業は志望動機を通じて、求職者がどれぐらい自社への転職を志望しているのかを測っています。志望の度合いが高ければ、会社や業務に対する関心や成長意欲があり、入社してからも熱意をもって取り組んでくれる期待が高いからです。
一方で志望度が低ければ入社してもやる気がなく、すぐに辞めてしまう可能性が高いでしょう。
また志望動機には、社風や求める人材像にマッチする人材なのかを確認するという意味もあります。いくら優秀な人材でも社風と合わない、求める人材像とは異なるタイプであれば思うような実力を発揮できない可能性が高くなります。
これは企業にとっても求職者にとってもよくないことなので、ミスマッチを防ぐためにも志望動機を重視しているのです。
説得力のある志望動機を作成するための事前準備
事務職を希望する方が志望動機を作成する前に、まずは押さえておくべきポイントがあります。
事務職の種類と業務内容を理解する
事務職には実に多くの種類があり、それぞれ業務内容も異なります。この点を知っておかないと、説得力のある志望動機を書けません。採用担当者もなぜ事務職を志望するのかが分からず、「これまでの経験が活かせないのでは？」と疑問に感じてしまいます。
多数の事務職がありますが、以下で代表的なものを整理しましょう。
- 一般事務：伝票入力や書類作成、電話対応など幅広い業務を行う
- 営業事務：見積書や受注書の作成、データ収集など営業職をサポートする
- 経理事務：請求書の発行や決算書類の作成、現金出納管理や売掛金の回収業務など会社のお金に関する事務を担当する
- 人事労務事務：採用や社員研修、給与計算や社会保険手続きなど社員にまつわる業務を担う
- 医療事務：診療報酬の計算・請求、外来・入院患者の受付など医療機関で患者にまつわる業務を行う
- 秘書：経営者や役員のスケジュール管理、出張の手配などを行う
- 貿易事務：輸出入に関する手続きや輸送手段の手配、商品管理などを行う など
事務職に求められるスキルを知る
事務職の転職にどんなスキルが求められるのかを知っておかないと、単に自身のスキルを列挙するだけで、どこかずれた印象の志望動機になってしまいます。
事務職は前提としてパソコンスキルが必須です。特に数値を報告・分析するためのエクセルと、社外文書やマニュアルなどを作成するためのワードは難なく使えるレベルが求められます。会議資料やプレゼン資料などを作成する事務職であればパワーポイントもできるほうがよいでしょう。
社内外の多くの人と関わり、連絡や調整なども行うためコミュニケーションスキルも不可欠です。電話対応や来客対応もあるので、ビジネスマナーは営業や販売など直接顧客とやり取りする職種と同等のレベルが求められます。
そのほか、経理なら会計処理、貿易事務なら語学力や輸出入に関する知識など希望する職種によってプラスのスキル・知識が必要です。
事務職への転職で求められるスキル・経験
自分のスキルレベルを整理する
事務職に必要なスキルが分かったら、スキル・経験の棚卸しを通じて自分のスキルレベルを整理しましょう。それによって自分に合った求人が見つかり、志望動機を通じてマッチングの高さを伝えることができます。
もしスキルや経験がなくても入社したい企業があるのなら、転職活動と同時進行で勉強を始め、志望動機の中で勉強中であるとアピールしていく必要もあるでしょう。
事務職で志望動機を作成するときのポイント４つ
事前準備ができたら、いよいよ志望動機を作成します。どのような点に注意しながら作成すればよいのかを解説します。
まずは応募企業の業務内容を正確に把握しよう
先に挙げたように事務職とひとくちに言っても業務内容は会社や募集職種によって大きく異なります。そのためまずは応募する企業の業務内容をしっかり把握することが大切です。
業務内容を把握しないまま応募しても、企業が求める人材像とフィットしないと判断され、採用に至らない可能性があります。
業務内容は求人票や募集要項に細かく記載されているケースもありますが、詳細が割愛されている場合は採用担当者に問い合わせてみてもよいでしょう。転職エージェントを経由する場合はエージェントに具体的な業務内容を確認してください。
業務内容と照らしてどんな貢献ができるのかを整理する
応募企業の業務内容と、スキルの棚卸しの結果を見比べて、共通する要素を見つけていきます。
それが、あなたが応募先の企業で貢献できる点であり、志望動機のひとつの軸となる部分です。志望動機で「何ができる人材なのか」を入れることで、採用担当者は求める人材像とマッチするかどうかを具体的にイメージすることができます。
応募企業を選んだ理由を明確にする
応募企業を選んだ理由が具体的に記載されていることも重要です。その企業だからこそ転職したい理由を伝えることで志望の高さが伝わり、採用担当者にも興味を持ってもらえるでしょう。
また、応募企業を選んだ理由を書くには企業研究が欠かせません。
求人票や会社のホームページはもちろん、商品やサービスを実際に使ってみる、転職エージェントの情報網を利用するなどしてしっかり研究しましょう。「よく研究している」と思ってもらえば本気の度合いも伝わりやすくなります。
第三者からの評価を交えると効果的
事務職は営業の契約件数、販売の売上件数のように、目に見えた成果を伝えにくい職種です。
しかし
- 「経費を前年比○%削減した」
- 「作業工程を減らして業務の効率化を図った」
- 「業務の共有化を提案した結果、事務部の有休取得率が向上した」
などは事務職でも成果を伝えられる部分です。
「営業を通じ、顧客から対応が丁寧でよかったと褒められた」「上司からミスがなくて安心して任せられると評価を受けた」といった点を含めると効果的な志望動機が作成できるでしょう。
希望職種の４種別でみる事務職の志望動機の具体的な例文
志望動機を作成するポイントを押さえたうえで具体的な内容を確認しましょう。希望する職種別に志望動機の例文を紹介しますので、自分の経験や企業研究の結果を踏まえてオリジナルの志望動機を作成してください。
一般事務の志望動機
私は5年間、一般事務としてデータ集計や資料作成、電話対応などを行ってきました。日々業務の無駄がないか、定型化できる業務はないかを考え、効率化を意識しながら業務に取り組んでおります。
ほかの社員からは「仕事が早く正確」と頼りにされる機会が増えてやりがいを感じていましたが、業務が分業化されていることからさらなるスキルアップが難しいと考え、転職を決意した次第です。
貴社では業務範囲を固定せず、会社が成長するために自らが能動的に動くことをモットーにしていると知り、そのような社員のみなさんと共に働きたいと感じました。将来的には事務職のスペシャリストとして社員の方々を支えながら企業の発展に尽くしたいと考えております。
営業事務の志望動機
現在は営業部門で3名の営業の担当となり、顧客へ提出する資料や見積書・受発注書類の作成、顧客からの電話・メール対応などを行っております。
担当の営業からは「円滑に業務をしやすい」と評価してもらい充実した日々を過ごしていますが、既存の枠にとらわれずに挑戦を続ける成長産業で働いてみたいとの想いが強くなり転職を決意しました。
貴社は意欲的な事業展開を行い、さまざまな営業部門があります。営業の方々も商品の魅力を伝えたいと熱意を持って働いている方が多いと知り、そのような熱意ある営業職のサポートを通じて貴社の利益に貢献したいと感じたため志望いたします。
経理事務の志望動機
現職では経理事務として5年間勤務し、会計ソフトの仕訳入力や月次決算、振込業務などを行っております。債権回収業務も経験しており精神的にもかなり鍛えられたと自負していますが、裁量が限定的でさらなるスキルアップが難しい環境なので転職を決意しました。
御社には能動的な取組みを推奨する風土があること、少人数制でひとりひとりが裁量権を持って働ける環境があるため志望しました。これまでの経理経験を活かし、御社の生産性を高めるために貢献したいと考えております。
人事・労務事務の志望動機
現職ではメーカーの人事・労務部門に勤め、人事担当を3年、労務担当は4年目になります。人事担当のときは説明会の運営や学校訪問、社内研修などに携わってきましたが、社会保険労務士の資格取得をきっかけに労務担当となり今に至ります。
労務では社員の社会保険手続きや給与計算、退職金まで幅広い業務を任されています。
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、医療に従事する方々を事務の側面から支えたいとの想いが強くなったため、医療業界への転職を考えるようになりました。
貴院は2000名を超える医療スタッフが働いており、事務方が果たす役割は大きく業務の幅も広いため、これまでの経験を活かしてお役に立てると考えて志望いたします。
事務職の未経験者が志望動機を作成するときのポイント
事務職は未経験だけど転職したいと考える方は多くいます。ここからは、事務未経験者が志望動機を作成する際のポイントや例文を紹介します。
事務職に転職したいと考えた理由を明らかにする
未経験者の場合は、会社や業界の志望動機に加えて、なぜ事務職を希望するのかについても触れる必要があります。
職種の志望動機を書く方法としては、まず応募企業で求めている事務職の仕事内容を調べて書き出します。次にこれまでの経験の中から周囲に評価された点や前向きに取り組んできた点などを振り返り、同じく書き出します。
この2つの中で共通する項目が事務職を希望する理由になります。
事務職に役立つスキル・経験を伝える
事務職はパソコンや文書作成スキル、コミュニケーションスキルなど、汎用性の高いスキルを活かせる職種です。そのため未経験であっても、多くの方は事務職に役立つスキルを身につけているでしょう。
たとえば販売職の場合「パソコンを使った在庫管理をしていた」「気配りとホスピタリティが身についた」「店舗のスタッフと協力して商品ディスプレイを工夫した」といった経験です。
これらはパソコンスキル、他部署のスタッフをサポートできる資質、協調性などの証明となります。未経験の場合でもこれまでの経験を活かすのは経験者と同じです。スキル・経験の棚卸しを行い、事務職に役立つものがあれば志望動機に盛り込みましょう。
成長意欲をアピールする
未経験の場合は転職してから覚えていく業務が多いため、経験者以上に成長意欲を見られます。
志望動機の中でも自分がこれまで仕事の中で意識してきたこと、勉強を続けてきたことなどをアピールしつつ、どのように職務能力を発揮していきたいかを伝えます。成長してくれる期待があると判断されると採用へ一歩近づくでしょう。
未経験の場合の志望動機例文
私は現在の会社で営業として働く中で、顧客の要望を先回りして提案すること、細かい部分にまで手が届く対応を心がけてきました。
この経験を今度はほかの社員をサポートする業務に活かしたいとの想いがあり、事務職への転職を考えるようになりました。事務職はさまざまな部署からの要望を察知し、臨機応変にかつ丁寧で正確な処理が求められる職種だと捉えております。
営業として先回りの提案や細やかな気配りを心がけていたため、これまでの経験を十分に活かせると考えております。
貴社で販売している○○製品は普段から愛用しており、このような便利な商品を生み出す柔軟な社風に興味を持ちました。ホームページを拝見し、自社製品への想いを語る社員の方々の熱意に感銘を受け、ぜひ一緒に働きたいと考えたため貴社を志望いたします。
事務職の志望動機を書く際にやってはいけないこと
事務職の志望動機を作成するときには、以下の書き方をしないように注意が必要です。
条件面のみを優先させた内容を書くこと
残業の少なさや土日休みなど条件面を優先させた内容では本気度が伝わりません。条件だけが志望動機になると、与えられた業務だけをこなす人材である印象を受けますし、転職しても意欲的に業務に取り組んでくれる期待が持てないでしょう。
そのような人と「一緒に働きたい」と思う採用担当者はいないはずです。
どうしても譲れない条件を伝えたいのなら「前職では残業と休日出勤が多く勉強に時間を取れなかった」など、自身の成長のために条件を重視する理由まで付け加える必要があります。
全て抽象的な内容であること
「人の役に立つ仕事がしたい」などの曖昧な内容では志望動機になりません。人の役に立つ仕事は事務職以外にもありますし、なぜその会社を希望するのかの理由にもならないからです。
具体的な業務内容に言及しておらず、どの会社にも通用するような志望動機も志望度が低いと判断されてしまいます。志望動機を書く際にはできるだけ具体的に書くように心がけましょう。
実績ばかりを強調してしまうこと
採用してほしいという気持ちが先走り、実績ばかりを強調した志望動機になってしまうのも避けましょう。
実績を伝えること自体はよいのですが、採用担当者は実績から「どんな貢献をしてくれる人物なのか」を知りたいのであって、単なる自慢になってしまっては意味がありません。
また事務職はほかの社員をサポートする裏方的な職種なので、実績をアピールしすぎると事務職としての適性が疑われてしまう可能性もあります。
事務職が志望動機に悩んだら転職エージェントに相談するのもおすすめ
志望動機の書き方に悩んだら転職エージェントへ相談してみましょう。
志望動機でつまずくということは、そもそも転職の目的が明確になっておらず、転職活動の方向性が見えていない可能性があります。エージェントを利用するとキャリア面談を通じて転職の目的が明らかになって方向性が定まるため、志望動機の作成もスムーズになります。
また、どこに気をつけて志望動機を作成すればよいのかのアドバイスを受けられ、作成した志望動機を添削してもらうこともできます。
まとめ
人気が高い事務職への転職活動では、ほかの応募者との差別化を図り、志望の度合いを伝えるためにも志望動機が重要です。応募先の魅力や業務内容をしっかりと調査し、自分のスキルと照らして説得力のある志望動機を作成しましょう。
ＡＧ法律アカデミー
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