事務職なら知っておきたい目的に合った郵送方法（３）
前二回にわたって郵送方法とオプションについて
一緒に見て参りました。
今回は、秘匿情報が多く取り扱われる法律事務所に
なじみの深い「本人限定受取」「郵便局留・私書箱」
「内容証明」の三つについて説明し、
郵送方法についてのコラムはおしまいにしようと思います。
｜本人限定受取
郵便物、ゆうメール、ゆうパックにつき、
名あて人または差出人が指定した人ひとりに限って
郵便物を渡してもらえるサービスです。
加算料金は、一般書留の加算料金＋100円です。
たとえば、離婚訴訟の案件などでは、
当事者である配偶者や子供、同居の親族などに
訴訟関係の書類を見られたくないですよね。
そのような、他の人に知られたくない書類等を送る場合に、
本人限定受取としておくか、次に説明する局留めを利用すれば、
知られずに書類等を受取ることができます。
なお、本人限定受取は、事前の申し出の要否、
本人確認の厳しさや、本人確認情報を差出人に伝えるかどうか
などの違いによって「基本型」「特例型」「特定事項伝達型」
の３つに分かれます。
送付する書類の秘匿レベルによって使い分けるようにしましょう。
※参考：郵便局HP「本人限定受取」（平成29年2月4日現在）
｜郵便局留・私書箱
受け取りたい郵便局の窓口で
郵便物等を受け取ることができるサービスです。
受渡しにかかる手数料は無料なので、
気軽に利用できて便利です。
利用方法は、送り状や封筒の宛先欄を
受け取りたい郵便局にするだけでOKです。
たとえば、AG紀子さん宛ての郵便物を、
新宿区役所内郵便局で受け取りたい場合は、
下記のように記載します。
一度ではなく何度も郵便局で留めておきたい場合は、
郵便局に「私書箱」を設置して、
そちらに郵便物を配達してもらう方法もあります。
利用料は無料ですが、
空き状況による、毎日郵便物を受ける、
遅滞なく受け取ることができるなど、
いくつか利用するための条件があります。
※参考：郵便局HP「郵便局留・郵便私書箱」（平成29年2月4日現在）
｜内容証明
【内容証明ってなんだろう？】
「内容証明」とは、
- いつ
- いかなる内容の文書を
- 誰から
- 誰あてに
差し出したかということを、
差出人が作成した謄本によって
日本郵便（郵便事業株式会社）が証明してくれるサービスです。
内容証明は、あくまで
「内容文書の存在」を証明するだけであって、
「記載された内容の真実性」を証明するものではない
ということに留意しておきましょう。
【いくらかかるの？】
内容証明の利用料金は、
一般書留の加算料金＋430円（2枚目以降は260円増）です。
【どうやって作成すればいいの？】
内容証明郵便の作成には、
さまざまなルールが定められています。
詳しくは、郵便局HP「内容証明ご利用の条件等」（平成29年2月4日現在）
に記載があるため、各自ご確認ください。
以下、概要のみ説明します。
- 内容証明郵便は、同じものを３通作成します。
- 文字数や行数には制限があります。
（縦書きの場合）1行20字以内×1枚26行以内
（横書きの場合）1行20字以内×1枚26行以内
1行13字以内×1枚40行以内
1行26字以内×1枚20行以内
- 記号は１つ１文字とカウントされるため、
「、」や「。」に注意しましょう。
※ただし、職印を持っていけば、文字数の多い行に
「○行目○字加入」と記載することで受け付けてもらえるため、
法律事務職員は内容証明郵便を差し出しに行く際には、
念のため職印を持参するようにしましょう。
- １文字に見えて２文字にカウントされる記号がある
ことにも注意しましょう。
例）①②③ ：； ㎡ kg など。
- 内容証明郵便には資料等を添付できないため注意しましょう。
- 内容証明が複数枚にわたるときは契印が必要になります。
- 内容証明には、差出人の押印が必要になります。
【郵便窓口へ差出しに行く】
どの郵便局も内容証明を扱っている
というわけではありません。
内容証明郵便を差し出すことのできる郵便局は
集配郵便局及び支社が指定した郵便局に限られているため、
あらかじめ差し出したい郵便局に問い合わせておきましょう。
書類の準備が整えば、次は郵便窓口に下記のものを提出します。
- 内容文書（受取人へ送付するもの）
- 内容文書の謄本2通（差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの）
- 差出人及び受取人の住所・氏名を記載した封筒
※内容文書通りに記載 - 郵便料金（内容証明の加算料金を含む）
【電子内容証明を使う】
法律事務所では、内容証明を送る機会が多いため、
郵便局から差出す通常の内容証明だけではなく、
多くは、電子内容証明サービス（ｅ内容証明）を利用しています。
これを利用すれば、インターネットで24時間
内容証明を受け付けてもらうことができます。
また、電子内容証明を利用する場合は、
差出人の押印が不要となるため、
弁護士を複数抱える法律事務所では特に重宝されています。
※参考：郵便局HP「内容証明」（平成29年2月4日現在）
これで郵送方法やオプションについての説明はおわりです。
先輩や弁護士先生に郵送を頼まれたときも、これでバッチリですね＾＾
是非、一緒に法律事務のエキスパートを目指しましょう！
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