基本的なビジネスマナー【電話に出るタイミングについて】

パラリーガルとして法律事務のお仕事を始めると、
必ずやらなくてはならないのが電話対応です。

※参考：効率よく法律事務を行おう【電話対応のコツ】

※参考：裁判所からの電話ってどんなときにかかってくるの？

電話対応は、本当に苦手な方が多いですよね。
特に若い方は、用件をLINEやメールで済ませることも多いため、
電話に対して苦手意識を持っている方が多いように思います。

かくいう私も、社会人として働き始めたばかりの頃は、
電話が鳴るたびにヒヤヒヤしたものです。

どうしてあんなに電話が苦手だったんだろう？
と思い返してみると、そもそも通話する以前に、

どのタイミングで出れば良いのか
自分がはじめに電話に出て良いのか

といったような入り口の段階ですでに迷うことが多く、
電話に対する苦手意識があったように思います。

そこで、今回は、電話は苦手という方のために、
電話に出るタイミングについてお話しして参りたいと思います。

｜迷ったらとにかく出る！

電話が鳴っているけど、出て良いのかよくわからない。
そんなときは、すぐに受話器を取るようにしましょう。

自分が新入りで、何もわからないという場合でも、
とにかく自分の近くの電話が鳴った際には出てください。

そのうえで、通話の相手に対し、
誰に用件があるのかを尋ね、丁寧に取り次げば良いのです。

｜何コールで出るのがベスト？

電話が鳴ったとき、
具体的に何コールで出るのが良いのでしょうか。

基本的に、何コールで出るかは
それぞれの法律事務所の方針によって異なります。

あらかじめ、電話に出る際の方法について
先輩や弁護士の先生に確認しておきましょう。

中には「早く＝呼出音が鳴る前」という方針の事務所もありますが、
基本的には「１回鳴るのを待って、出る」のがベストとされています。

なぜなら、呼出音が鳴る前に出てしまうと、あまりに早すぎて、
かけた相手を驚かせてしまうことがあるからです。

｜「お待たせいたしました。」はいつから？

なかなか電話に出られなかった場合は、
電話に出た際に「お待たせいたしました。」と
お伝えするようにしましょう。

なお、一般的に、電話をかけて１０秒（呼出音にして３回）
待たされると、「待たされてる」と感じるといわれています。

従って、３回以上呼出音を鳴らしてしまった場合は
「お待たせいたしました。」から始めるようにしましょう。

電話対応は、入り口の対応でグッと印象が変わってきます。

電話出るの嫌だな～…と思ったときは、
「ほとんどの人が電話に苦手意識を持っている。自分だけじゃない！」
ということを思い出して、積極的に電話に出るように努めましょう。

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