基本的なビジネスマナー【電話に出るタイミングについて】

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パラリーガルとして法律事務のお仕事を始めると、
必ずやらなくてはならないのが電話対応です。

 

※参考:効率よく法律事務を行おう【電話対応のコツ】

※参考:裁判所からの電話ってどんなときにかかってくるの?

 

電話対応は、本当に苦手な方が多いですよね。
特に若い方は、用件をLINEやメールで済ませることも多いため、
電話に対して苦手意識を持っている方が多いように思います。

 

かくいう私も、社会人として働き始めたばかりの頃は、
電話が鳴るたびにヒヤヒヤしたものです。

 

どうしてあんなに電話が苦手だったんだろう?
と思い返してみると、そもそも通話する以前に、

  • どのタイミングで出れば良いのか
  • 自分がはじめに電話に出て良いのか

といったような入り口の段階ですでに迷うことが多く、
電話に対する苦手意識があったように思います。

 

そこで、今回は、電話は苦手という方のために、
電話に出るタイミングについてお話しして参りたいと思います。

 

 

|迷ったらとにかく出る!

電話が鳴っているけど、出て良いのかよくわからない。
そんなときは、すぐに受話器を取るようにしましょう。

 

自分が新入りで、何もわからないという場合でも、
とにかく自分の近くの電話が鳴った際には出てください

 

そのうえで、通話の相手に対し、
誰に用件があるのかを尋ね、丁寧に取り次げば良いのです

 

 

 

|何コールで出るのがベスト?

電話が鳴ったとき、
具体的に何コールで出るのが良いのでしょうか。

 

基本的に、何コールで出るかは
それぞれの法律事務所の方針によって異なります。

あらかじめ、電話に出る際の方法について
先輩や弁護士の先生に確認しておきましょう。

 

中には「早く=呼出音が鳴る前」という方針の事務所もありますが、
基本的には「1回鳴るのを待って、出る」のがベストとされています。

なぜなら、呼出音が鳴る前に出てしまうと、あまりに早すぎて、
かけた相手を驚かせてしまうことがあるからです。

 

 

|「お待たせいたしました。」はいつから?

なかなか電話に出られなかった場合は、
電話に出た際に「お待たせいたしました。」と
お伝えするようにしましょう。

なお、一般的に、電話をかけて10秒(呼出音にして3回)
待たされると、「待たされてる」と感じる
といわれています。

従って、3回以上呼出音を鳴らしてしまった場合は
「お待たせいたしました。」から始
めるようにしましょう。

 

 

電話対応は、入り口の対応でグッと印象が変わってきます。

電話出るの嫌だな~…と思ったときは、
ほとんどの人が電話に苦手意識を持っている。自分だけじゃない!」
ということを思い出して、積極的に電話に出るように努めましょう。

 

 

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