パラリーガル、グット差がつく法律事務３【封筒や封入物について】

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封筒の宛名書きについては、前二回のコラムでルールを見て参りました。

※参考：パラリーガル、グッと差がつく法律事務１【縦型封筒の宛名書きについて】

※参考：パラリーガル、グッと差がつく法律事務２【横型封筒の宛名書きについて】

今回は、さらに一歩進んで、封筒や封入物に関するルールを紹介して参ります。

封筒や封入物

二重封筒を使用しよう

専用封筒が用意されている場合は格別、そうでない場合は、二重封筒を使うようにしましょう。

特に正式な書類については二重封筒で送るのがマナーです。

ただし、書類が不幸な内容である場合（弔辞など）は、二重封筒を使用するのは使用しません。

「二重＝不幸が重なる」というイメージにつながるからです。

封筒の口は「のり」を使用して留めよう

キャラクターもののシールで留めるのは言うまでもなくNGです。

そこまでひどくはなくとも、ときどき、封筒の口をホチキスやセロハンテープで留めている方がいらっしゃいますが、実はこれもマナー違反。

しっかりと「のり」を使用して留めるようにしましょう。

便箋は四つ折りもしくは三つ折りにしよう

便箋の折り方にもルールがあります。

  • 縦型封筒の場合は、四つ折りもしくは三つ折りにしましょう。
  • 横型封筒の場合は、四つ折りにしましょう。

四つ折りよりさらに折らなければ入らない、という場合は、思い切ってワンサイズ上の大きさにしましょう。

便箋を小さく折りたたみすぎてしまうのはマナー違反ですので、差し控えましょうね！

白紙の便箋を添えよう

ビジネスシーンであっても、先方に送る封書が業務的なものだけとは限りません。

時折、感謝の手紙や謝罪の手紙を送ることも。

そのような手紙を書くときに、書くことが思ったよりも少なく、便箋１枚で終わってしまうこともあると思います。

そのような場合は、白紙の便箋を１枚添えましょう。

１枚しか封入されていない場合、どうしても素っ気ない印象を与えてしまうからです。

近年は１枚でも気にしないという方も増えてきてはいますが、書くことが１枚分しかない、という場合は、一筆箋を使用するなどの配慮ができると良いと思います。

三回にわたって、封筒や宛名書きのルールについて確認して参りました。

これほどまでに沢山のルールがあるなんて驚きですよね。
事務は大変奥が深く、極めようとするとなかなか大変です。
しっかりと勉強して、法律事務のスペシャリストを目指してくださいね！

 

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