「結論から述べる」ことを求めすぎない【聴くのも大事】
最近の若い方は、本当に素直で真面目です。
懸命に下調べをし、就職活動のルールやマナーも
しっかりと身につけるよう努力しています。
ただ、最近は、多数の就活情報誌の情報や
就活エージェントのアドバイスを素直に聞き入れるあまり、
形式を守ることに精一杯で雁字搦めになり、
自分の頭で考えて臨機応変に対応できなくなるケースも
増えているような印象を受けます。
たとえば、実際の面接時に、
ビジネスマナーはしっかりしているし、
よくある質問の受答えもバッチリなのに、
少しでも予想外の質問のされ方をされた途端に
どうしていいかわからずフリーズしてしまうことも。
特に、近年ビジネスの場や面接時に言われる
「結論を先に」という言葉に固執するあまり、
結論から言う必要の無い場所でまで無理に結論を言おうとして
失敗してしまうケースが後を絶ちません。
そこで、今回は「結論から先に」理論について、
あらためて考えてみることにしましょう。
ビジネスの世界では「結論から」が当たりまえ？
ビジネスの場では、よく「結論からさきに言え。」等と言われ、
結論を簡潔に述べた後に詳細の説明を求められます。
特に会議等では、議案に合致した意見しか求められず、
少しでもそれた会話をしようものなら
「君の話し方はまわりくどい。」等と叱責されることも。
このような「結論から簡潔に」という話法は、
「課題追求型」の話法といわれ、
ビジネスシーンでは当たり前に要求されます。
また、ビジネスの入り口である
就職活動の面接時にも課題追求型の話法が基本とされています。
※参考：【受け答えは１解答２０秒！】パラリーガル（法律事務）面接の基本
「課題追求型」は相手方の話す意欲を削ぐ
「課題追求型」がビジネス会話の「基本」だとしても、
それはあくまで「基本」にすぎないのであって、
「万能」という訳ではありません。
場合によっては逆にコミュニケーションを阻害してしまうことも。
「課題追求型」の会話は「まず結論」ですから、
その結論に至るまでの過程は捨象されてしまいます。
話し手の頭の中には本来、
「Aかもしれないし、Bかもしれないし、Cとも考えられるし」
といった「悩み」のプロセスがあるはずですが、
課題追求型の話法だとそのプロセスは一切出てきません。
すると、０か１００か、白か黒かというような、
極端な話しかできないことになってしまいます。
何かを話そうとするたびに、
「で、君は何が言いたいの？」「結論は？」
ばかり言われると、思っていることを
だんだん言えなくなってしまいますよね。
このように、人の話を遮り、
何が何でも「課題追求型」の話法を相手に求めるのは、
むしろ本人の「聞く姿勢」に問題があるといえます。
「ビジネス＝課題追求型話法」と頑なにこだわってしまうと、
相手に対しても無意識的に「結論」を求めてしまうのが難点です。
課題追求型の話法はあくまで「自分が述べる場合に意識する」
ものであって「相手が話す場合に求める」ものではないということを
心に留めておきましょう。
ホウレンソウにも支障が出る
例えばあなたに後輩ができた際に、話すたびに、
「結論をまず言いなさい！」と叱責していると、
その後輩は「結論が出るまでは話しちゃいけないんだ。」
と思うようになります。
そうなると困るのは「ホウレンソウ」です。
「わからないことがあるけど、また叱られるから。」
と、一切相談することなく勝手に仕事を進めてしまい、
取り返しのつかない「結果」が出てから報告するという
事態に至ることも考えられます。
相手方の話を「聴く」姿勢も大切
例えビジネスシーンであっても、
「課題追求型」話法を相手に過度に強要してはいけません。
思考のプロセスを口にしているうちに、
いつのまにか結論が出るというような場合も少なくありません。
特に、部下や後輩から何かを訊き出そうとするときは、
「相手を理解しようとする聴き方」が重要です。
状況把握のための事実関係を追求するのみならず、
相手の気持ちに寄り添って理解を示す聴き方をすることで、
後輩や部下も「この人は自分を理解してくれているんだ。」と感じ、
より「報・連・相」を行いやすい基盤が整います。
「聴く」ために必要なこと
聴くために必要なことは
「自分の要求は横に置く」「共感を示す」
これだけです。
相手を理解するためには、自分の要求はとりあえず横に置いて、
相手の伝えたいことをプロセスも含め、まず受けとめます。
そして、相手の意見にうなずき、相槌をうち、
「あなたのことを理解しようとしている」と共感のサインを送ります。
「聴く」ことは、
「自分の知りたいことを引き出す」ことではなく、
「相手の話したいことを理解する」こと、
このことを忘れないでいてください。
これまで見てきたように、「結論から先に」という話法は、
あくまで自分が回答を求められた時に意識すれば足りるものです。
また、「結論が出ない。」というのもひとつの結論です。
場合によっては思考のプロセスを伝え、
相談することのほうが重要なこともあります。
「結論から先に述べる」ことと「まずは共感を示す」ことを
臨機応変に使い分けて、より円滑なコミュニケーションを
はかることのできる人を目指しましょう。
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