電子メールの「開封確認」は失礼に当たる?

メールの「開封確認」って何?

あまり知られてはいませんが、電子メールには「開封確認」という機能があります。  
例えば、Outlookの場合、このように「開封確認」欄にチェックを入れます。     

すると、受信者が電子メールを開いたときに、 このようなポップが出ます。     

 受信者が「はい(Y)」をクリックすると、発信者にこのようなメールが送られます。     

 

「開封確認」のメリット・デメリット

「開封確認」機能は、自分の送ったメールを相手方が読んだかどうか確認できる点で便利です。  
しかし、LINEの既読機能と同様、「開封確認」機能には、下記のようなデメリットもあります。  

  • すぐ読まなければならないという心理的負担を与えてしまう
  •  

  • 相手方が「自分は信用されていない」と感じてしまう
  •  

  • 監視されているような居心地の悪さを感じさせてしまう

ビジネスの場では、優先順位を決めて仕事を進めることも多く、どうしてもメールの返信が後回しになってしまうということも少なくありません。  
そうであるにもかかわらず「開封確認」を要求してしまうと、相手方の仕事のペースを乱してしまうことにもなりかねません。  

従って、ビジネスの場では、「開封確認」機能はなるべく使用しないのがマナーといえるでしょう。

 

どうしても読んだかどうか確認したい場合は?

それでも、どうしても相手方がメールを読んだか確認しておきたいという場合もあるのでは?   そう思われた方もいるでしょう。   その場合には、以下のような方法をとるとよいでしょう。

 

急ぎメールを確認して欲しい場合

もし、急ぎメールを確認して欲しい場合には、メールした旨を伝える電話も一本入れておきましょう。  
ビジネスの場面であれば、先方の会社に電話して、メールを確認してもらいたい旨、言付けをお願いするのもよいでしょう。

 

急ぎではないが確認したい場合

なお、特に急ぎではないが、メールを読んでいるかは確認したい、という場合には、メールの中で返信を要求しておくおきましょう。  

例えば、   「お忙しいところ誠に恐縮ですが、お読みいただきましたら、確認のためご返信いただけますと幸いに存じます。」   というような感じで、文末に記載しておけばよいでしょう。

 

返信を要求しても相手から返信がない場合

こちらから送るメールの中で、返信を要求しておいても相手から返信がなく、不安になることもありますよね。
  この場合、再度確認のメールを送るときには、少し注意が必要です。  

「こちらからお送りしたメールは確認して頂いてますでしょうか?」  
こうしたメールを送る方も少なくないと思いますが、   「メール見てる?」   「返信まだ?」   といったような印象を与えかねないので、あまりお勧めできません。  

先方にも先方の事情があるので、「忙しいのに、せかさないで欲しい」と、不快に思うこともあります。  
したがって、再度確認のメールを送る際には、例えば、以下のような文面で送ると角が立たないでしょう。  

「〇〇月〇〇日、〇〇様にお送りしたメールが、迷惑メールフォルダに入ってしまった可能性があるため、念のため再度メールをお送りせて頂きました。   なお、重複しておりましたら何卒ご容赦くださいませ。」

 

以上、「開封確認」機能は、あくまで発信者にとって便利な機能であって、受信者に対してはプレッシャーを与えてしういうことを自覚し、なるべく使用しないよう気をつけましょう。

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