電子メールの「開封確認」は失礼に当たる？

｜「開封確認」って何？

あまり知られてはいませんが、
電子メールには「開封確認」という機能があります。

例えば、Outlookの場合、

このように「開封確認」欄にチェックを入れます。

すると、受信者が電子メールを開いたときに、

このようなポップが出現します。

受信者が「はい（Y)」をクリックすると、

発信者にこのようなメールが送られます。

｜「開封確認」のメリット・デメリット

「開封確認」機能は、自分の送ったメールを
相手方が読んだかどうか確認できる点で便利です。

しかし、LINEの既読機能と同様、
「開封確認」機能には、下記のようなデメリットもあります。

ビジネスの場では、優先順位を決めて仕事を進めることも多く、
どうしてもメールの返信が後回しに
なってしまうということも少なくありません。

そうであるにもかかわらず「開封確認」を要求してしまうと、
相手方の仕事のペースを乱してしまうことにもなりかねません。

従って、ビジネスの場では、「開封確認」機能は
なるべく使用しないのがマナーといえるでしょう。

｜どうしても読んだかどうか確認したい場合は？

「それでも、どうしても相手方が電子メールを読んだか
確認しておきたいという場合もあるのでは？」

そう思われた方もいらっしゃるでしょう。

しかし、そもそも、メールを読んだかどうかどうしても
確認しておきたいというような特に重要な案件は、
電子メールでやりとりするのに向いていません。

そのような案件は、電子メールではなく電話で伝える方が確実です。

どうしても電子メールで送らなくてはならないときも、
開封確認機能を用いるのではなく、
以下の方法によって相手が開封したか確認するのが良いでしょう。

相手方に返信を要求する方法

「お忙しいところ誠に恐縮ですが、
お読みいたいた場合は、その旨ご一報いただけると幸いです。
※こちらのメールアドレスにご返信頂く方法にてお願い致します。」

などとメールに記載する方法です。

電話を併用する方法

電子メールを送るのに加えて、相手方に電話をかけて、
届いているかどうかを確認する方法です。

再度メールを送る方法

相手から返信がなく、不安なときは、

「○○様の電子メールの設定により、
お送りしたメールが、迷惑メールとして
振り分けられているかもしれないと考え、
再度メールを送らせて頂くことに致しました。
再度の送信をどうぞご容赦くださいませ。」

と、迷惑メールに振り分けられたかもしれないということを
匂わせつつ、再度メールを送信する方法です。

「開封確認」機能はあくまで発信者にとって便利な機能であって、
受信者にとっては負担を与えられるだけということを自覚し、
なるべく使用しないよう気をつけましょう。

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